چگونه فناوری موبايل کارکنانی را پرورده‌ است که هرگز دست از کار نمی‌کشند؟

 با اين‌که برآيند چنين پديده‌ای، انجام دادن ساده‌تر و سريع‌تر کارها است، در بسياری مواقع باعث می‌شود ساعات کاری اين اشخاص، از حد معمول فراتر رود و شايد مرز بين زندگی شخصی و کاری آن‌ها کم‌رنگ‌ شود يا از ميان برود. بديهی است که چنين پيامدهای زيان‌باری نيز بايد به‌دقت بررسی شوند و و از آن‌ها پیش‌گیری شود. اما، مقاله پيش‌ِرو مقدمه‌ای است بر استفاده از دستگاه‌های موبايل و مزيت‌های آن در انجام دادن کارها. 
جان برودکین در اين مقاله ضمن بازگو کردن نتايج بررسی‌های مؤسسه پژوهشی فورستر، با وکيل و بيان‌گذار يکی از مؤسسه‌های حقوقی نيز به‌عنوان نمونه‌ای واقعی‌ از کسانی که برای کارهایشان از فناوری‌های موبايل کمک می‌گيرند، گفت‌‌وگو کرده ‌است. 

کارهای همراه!
آيا دوران کار در اتاق‌ها و اتاقک‌های اداره‌ها و شرکت‌ها به سر رسيده ‌است؟ شايد بيش‌تر مردم پاسخ دهند: «هنوز نه». اما، در ايالات‌ متحده شمار کارکنان موبايل، يعنی کسانی که کم‌تر در اداره‌ها و شرکت‌های محل کارشان حضور می‌يابند، روز به‌روز درحال افزايش است، این افراد بيش‌تر وظايف‌شان را با استفاده از اسمارت‌فون، تبلت، يا لپ‌تاپ در هر جا که بخواهند انجام می‌دهند. چاد بورتون (Chad Burton) يکی از آن‌ها است. او بنيان‌گذار و يکی از وکلای مؤسسه حقوقی Burton Law در اوهايوی امريکا است. هشت وکيل در اين گروه حقوقی حضور دارند که همه آن‌ها کارهای‌شان را به‌صورت سيار و از راه‌ دور انجام می‌دهند. خود بورتون تقريباً هرگز از آن‌چه که مردم به‌آن کامپيوتر می‌‌گويند، استفاده نمی‌کند. او می‌گويد: «سه ابزار اصلی کار من آی‌فون، آی‌پد و يک دفترچه مولسکاين (Moleskine: دفترچه‌ای کاغذی که صفحه‌ها و برچسب‌هايش طوری طراحی شده‌اند که تبديل محتوای دستی و خطی آن به محتوای ديجيتال با استفاده از برنامه‌های ويژه‌ موجود روی دستگاه‌های موبايل به‌سادگی انجام می‌شود) است. اين ابزارها در کنار سرويس‌های ابری، برنامه‌های ويژه ايجاد اسناد، مديريت اسناد و موارد ديگر به بورتون کمک می‌کنند تا او بتواند در هر جایی که هست کارهایش را انجام دهد. 
بورتون آدم سحرخيزی است. او ساعت 4 صبح از خواب بيدار می‌شود، سراغ کارهايش می‌رود و می‌تواند در تمام ساعات روز، هرجا که هست و هرجا که می‌رود اين ابزارهای کوچک و اندک را به‌همراه داشته ‌باشد. حتی وقتی قرار است او و همکارانش در مؤسسه دور هم جمع ‌شوند، باز هم فرصت هست که در اندک زمان باقی‌مانده تا تشکيل جلسه، قسمتی از کارهايش را انجام دهد و بعد از نشست نيز ابزارهای کارش را با خود ببرد. 
شايد نحوه کار کردن بورتون کمی نامتعارف به‌نظر برسد، اما پس از چند سال، اين‌گونه کار‌کردن عادی‌تر خواهد شد. مؤسسه پژوهشی فورستر روند افزايش کارکنان موبايل را بررسی کرده است و در گزارشی به نام 2013 Mobile Workforce Adoption Trends نوشته ‌است:‌ «روزگاری که کارکنان برای انجام دادن کارها از مجموعه ابزارهای ساده استفاده می‌کردند، ديگر سپری شده ‌است.» در دنيای امروز که هر وقت و هرجایی می‌شود کار کرد، کارکنان از وسيله‌ای استفاده می‌کنند که در موقعيت‌های گوناگون کارشان را بهتر راه بیاندازد؛ کامپيوتر روميزی در خانه، لپ‌تاپ‌ در محل کار، تبلت در نشست‌های کاری و اسمارت‌فون در همه‌جا. 
با اين‌که امروزه مردم می‌توانند تقريباً در هر جایی کارشان را انجام دهند، اما هنوز استفاده از وسايل سنتی را به‌طور کامل کنار نگذاشته‌اند. نظرسنجی مؤسسه فورستر از 9766 کارمند در 17 کشور جهان نشان داد که 84 درصد پاسخ‌دهندگان دست‌کم يک‌بار در هفته از کامپيوتر روميزی و 63 درصد نيز هر هفته از لپ‌تاپ‌ استفاده می‌کنند. حدود نيمی از پاسخ‌دهندگان يعنی 48 درصد نيز هر هفته برای انجام دادن کارها از اسمارت‌فون سود می‌برند و 21 درصد از افراد نیز همان کارها را با استفاده از تبلت‌ انجام می‌دهند. 
افزايش کار با دستگاه‌های موبايل و درنتيجه افزايش ساعات کارمردم حتی وقتی از کامپيوترهای روميزی استفاده می‌کنند، هميشه پشت ميز نمی‌نشينند. چنان‌که تی‌‌جی‌کيت (T.J Keitt)، از تحليل‌گران فورستر، اظهار می‌دارد، هيچ‌يک از آمار و ارقام حاصل از پژوهش‌ها نگفته‌اند که کارکنان هميشه به ميز کارشان می‌چسبند. مردم بخشی از زمان خود را در خانه پشت میز کار سپری می‌کنند و بخشی از کارهایشان را ضمن تردد در خيابان‌ها و در طول راه‌ انجام می‌دهند. بعضی از آن‌ها همواره در سفرهای کاری هستند و بعضی ديگر نيز گاهی به‌ چنين سفرهایی می‌روند. 
به گفته او، چنين رويه‌ای درواقع ساعات کاری شخص در طول روز را افزايش می‌دهد و مرز بين زندگی شخصی و کاری را کم‌رنگ می‌کند. 
برای بيش‌تر مردم، نخستين گام برای تبديل شدن به نيروی کار «هميشه/همه‌جا» اين است که ايميل خود را روی اسمارت‌فون‌شان تنظيم کنند و به يک اکسچنج سرور متصل شوند، سپس می‌توانند اسناد کاری را روی نمايش‌گر کوچک اسمارت‌فون مشاهده و حتی درصورت لزوم آن‌ها را ويرايش کنند. البته ويرايش اسناد روی چنين نمايش‌گر کوچکی ساده نيست، اما تبلت‌ها با نمايش‌گری بزرگ‌تر اين کارها را ساده‌تر کرده‌اند؛ به‌ويژه اين‌که هم‌اکنون نسخه تبلتی بعضی از برنامه‌های حرفه‌ای که در اصل روی کامپيوترهای شخصی اجرا می‌شدند نيز طراحی و عرضه می‌شود. نحوه کار بورتون مثال خوبی برای اين روند است.
مؤسسه حقوقی کیت از سرويس ابری ويژه‌ای به ‌نام Box استفاده می‌کند که در ذخيره‌‌سازی و همگام‌سازی داده‌ها کاربرد دارد. آن‌ها سرويس يادشده را در نرم‌افزار ويژه‌ای به نام Clio تلفیق کرده‌اند که برای مديريت امور حقوقی به‌کار می‌رود. هرچند در آی‌پد، برنامه مديريت فايل مانند آن‌چه که کاربران ويندوز و مک به استفاده از آن خو کرده‌اند، وجود ندارد، اين کمبود برای بورتون مشکل‌ساز نيست، زیرا خود سرويس Box کار سيستم فايل اين مؤسسه را انجام می‌دهد. او به‌جای پیوست کردن سندها به ايميل، آن‌ها را در سرويس ابری ذخيره و درعوض لينک‌شان ‌را در متن ايميل کپی و پيست می‌کند (به‌جای آن‌که گيرنده، فايل را از ضميمه ايميل دانلود کند، روی لينک مذکور کليک و فايل را از فضای ابری Box دانلود می‌کند).

 شکل1. عکسی از صفحه نخست آی‌پد چاد بورتون و آيکون برنامه‌هایی که به‌کار می‌برد.

 شکل2 - باربارا ماثرس از مديران آی‌بی‌ام است اما بسياری از کارهای خود را در دفتر خانگی‌اش انجام می‌دهد. در اين‌جا عکسی از پروفايل او را در برنامه اختصاصی آی‌بی‌ام برای کارکنانش می‌بينيم که روی سکوی آندروئيد اجرا شده ‌است.

موانعِ «فقط‌ موبايل» شدن
باوجود اين‌همه امکانات چرا همه افراد مانند بورتون کار نمی‌کنند؟ واقعيت اين است که تبلت‌ها، به‌استثنای تبلت‌های ويندوزی، نمی‌توانند کاملاً مانند کامپیوترهای شخصی کار کنند. تی‌جی‌ کیت، پژوهشگر فورستر، می‌گويد: «برای بيش‌تر کارکنان، برنامه‌های نصب شده روی تبلت يا گوشی همراه هنوز با آن‌چه که روی يک کامپيوتر وجود دارد ، قابل مقايسه نيستند. بسیاری از ابزارهای تولید محتوا یا برنامه‌های تجاری مبتنی‌بر معماری x86 روی تبلت‌ها یا گوشی‌ها موجود نیستند. مگر اين‌که در کنار اين دستگاه‌های همراه از سرويس‌های يکپارچه ابری هم استفاده شود تا بتوان به بعضی از معادل‌های بومی آن برنامه‌‌ها دسترسی یافت. 
البته، تبلت‌های ويندوز 8 مستثنی هستند. آن‌ها آن‌چه را که روی کامپيوترهای شخصی اجرا می‌شود، روی نمايشگری کوچک‌تر، اجرا می‌کنند. به‌علت همه‌گير بودن ويندوز، شرکت‌هایی مانند سيتريکس بسته‌هایی گران‌قيمت با کاربردهای تجاری توليد می‌کنند که با استفاده از آن‌ها می‌توان برنامه‌های ويندوز را تقريباً روی هر دستگاهی، از جمله آی‌پد، اجرا کرد. با اين‌که چنين راهکاری می‌تواند تاحدی راهگشا باشد، اما باز هم به‌اندازه استفاده از کامپيوترشخصی راحت و خوشايند نيست. 

البته، در تبلت‌های غير‌ويندوزی نیز بسياری از برنامه‌های اصلی که بيش‌تر کارکنان به آن‌ها نياز دارند در دسترس هستند؛ برنامه‌های ايميل، هم‌گام‌سازی فايل، وب‌کنفرانس و... . بسته‌های آفيس تبلت‌ها برای مشاهده اسناد وب مناسب‌اند و عملکردشان برای ايجاد اسناد و ويرايش آن‌ها رفته‌رفته بهتر می‌شود. با اين‌حال، برنامه‌های تخصصی زيادی وجود دارند که نسخه‌ موبايل‌شان هنوز روی بيش‌تر تبلت‌ها پياده‌سازی نشده ‌است. 
به‌گفته تی‌جی‌‌کيت، هر بخش از کسب‌وکار، برنامه‌های خاص خود را دارد که وجودشان برای کارهای مربوط به آن حيطه اهميت دارد. يک فروشنده ممکن است بيش‌تر به نرم‌افزارهای برنامه‌ريزی برای منابع و برنامه‌های مديريت روابط با مشتری نياز داشته ‌باشد. کسی هم که در بخش امور مالی کار می‌کند شايد بيش‌تر به نرم‌افزارهای برنامه‌ريزی مالی و مديريت سرمايه‌ احتياج داشته‌ باشد. حتی باوجود اين امکانات، ممکن است کارکنان همچنان يک کامپيوتر شخصی روميزی را به دستگاه‌های موبايل ترجيح دهند. برای مثال، هم‌اينک برنامه‌های تبلتی زيادی وجود دارند که اجازه می‌دهند برنامه‌نويسان و توسعه‌دهندگان کدهای‌شان را هنگام اجرا، تغيير دهند. اما، حتی با وجود امکاناتی از اين دست، بسياری از توسعه‌دهندگان ترجيح می‌دهند هنگام ساخت نرم‌افزار، چند نمايش‌گر را جلوی روی‌ خود بگذارند و مایل نیستند که نمايش‌گرهای کوچک دستگاه‌های موبايل را جايگزين نمايش‌گرهای بزرگ روميزی کنند. استفاده از چند نمايش‌گر به‌ برنامه‌نويسان محدود نمی‌شود و به طور معمول صاحبان مشاغل پيچيده نيز چنين کاری می‌کنند. به‌نظر می‌رسد اين افراد کامپيوترهای شخصی را با تبلت‌ها عوض نخواهند کرد. نمودار 4 که به کوشش مؤسسه پژوهشی فورستر تهيه شده‌ است، نشان می‌دهد که دستگاه‌های موبايل به ‌لحاظ کارایی در حال نزدیک شدن به کامپيوترهای شخصی هستند و روند جايگزينی آن‌ها آغاز شده‌ است، اما کارهایی که مردم با آن‌ها انجام می‌دهند، بيش‌تر شامل مواردی مانند دريافت و ارسال ايميل، واژه‌پردازی و مرور وب است؛ برای انجام کارهای پيچيده‌تر دستگاه‌های موبايل هنوز جايگزين کامپيوترهای شخصی نشده‌اند.

دسترسی يا عدم دسترسی کارکنان
صاحبان پیشه کار کردن با کمک دستگاه‌های موبايل را به‌شيوه‌های گوناگون ممکن کرده‌اند. برای مثال، بعضی‌ از محيط‌ها به‌گونه‌ای هستند که هرچند کارکنان به‌لحاظ فيزيکی در آن‌جا گردهم می‌آيند، اما در واقع لازم نيست مدام پشت ميز بنشينند. تی‌جی‌ کيت شرکت ورايزون وايرلس را مثال می‌زند و می‌گويد اين شرکت برای کارمندان بخش فروش خود، يک برنامه موبايل تهيه کرده ‌است که فهرست محصولات شرکت و کارایی آن‌ها را بی‌درنگ به‌روز می‌کند. اداره‌ها نيز گام‌هایی برداشته‌اند تا کارمندان پشت‌ميزنشين‌شان بتوانند از دستگاه‌های موبايل بيش‌تر بهره ببرند. حتی بعضی از شرکت‌ها برای خود، فروشگاه‌های نرم‌افزار يا به‌اصطلاح «اپ‌ استورهای» اختصاصی تأسیس کرده‌اند و برای سيستم‌عامل‌های موردنظرشان شامل iOS، آندروئيد، بلک‌بری و ويندوزفون برنامه‌های سفارشی ساخته و عرضه می‌کنند. 
يکی از سناريوها برای کار با موبایل، اين است که به کارمندان اجازه داده ‌شود تا دستگاه‌های موبايل‌شان را با خود به محل کار بياورند. اما اين کار خطرهای امنيتی به همراه دارد. 
يکی از راه‌حل‌ها برای کاستن از ميزان تهديدهای امنيتی استفاده از فناوری dual-persona يا «دوشخصيتی» است (برای اطلاعات بيش‌تر درباره اين فناوری به عصرجديد شماره 141 ماهنامه شبکه مراجعه کنيد). در اين راه‌کار، روی گوشی يا تبلت فضایی اختصاصی ايجاد می‌شود که فقط متعلق به داده‌ها و برنامه‌های کاری است. داده‌های اين بخش را نمی‌توان به فضای عادی منتقل کرد و برعکس آن نيز ممکن نيست. حتی درصورت لزوم می‌توان داده‌های فضای کاری گوشی يا تبلت را بدون اين‌که به داده‌های شخصی آسيبی وارد شود، از راه‌دور پاک کرد. 
شرکت VMware همين‌کار، يعنی «دوشخصيتی» کردن دستگاه، را با بهره‌گيری از مجازی‌سازی آندروئيد انجام می‌دهد. بلک‌بری نیز با استفاده از BlackBerry Balance چنين فضای دوگانه‌ای ايجاد می‌کند و برای iOS و آندروئيد می‌توان از BlackBerry Secure Work Space نيز استفاده‌کرد. چندين برنامه ديگر نيز از سوی شرکت‌های ديگر مثل Good for Enterprise و Divide عرضه شده‌اند.
برای کنترل دستگاه‌های موبايل از يک نقطه متمرکز، علاوه بر ايجاد فضای دوگانه می‌توان از ابزارهای مديريت بين سکویی نيز استفاده ‌کرد. اين‌کار تضمين می‌کند که برنامه‌ها به‌روز می‌شوند و فقط کارمندان به داده‌ها دسترسی می‌يابند. همچنین،‌ وقتی که يک کارمند محل کار را ترک می‌کند يا موبايل او گم می‌شود، شرکت می‌تواند از راه‌دور از داده‌های دستگاه را پاک کند.
 از جمله اين نرم‌افزارهای مديريتی می‌توان به ابزارهای مديريت حرفه‌ای بلک‌بری، System Center Mobile Device Manager محصول مايکروسافت، Good و Air-Watch و Mobileiron اشاره ‌کرد. با وجود اين، بعضی از شرکت‌ها و سازمان‌ها، به‌ويژه بخش‌های دولتی ترجيح می‌دهند استفاده از دستگاه‌های موبايل را محدود نگاه دارند. دپارتمان‌های آی‌تی به طور معمول در محل کار دسترسی به سرويس‌های اينترنتی دراپ‌باکس، فيس‌بوک، نت‌فليکس، و گوگل درايو را سد می‌کنند. اما، گزارش ديگری از فورستر نشان می‌دهد که اين رويه در قبال دستگاه‌های موبايل نيز به‌آرامی درحال تغيير است. 

آی‌بی‌ام؛ هم موبايل هم امنيت
معدودی از شرکت‌ها زمان زيادی را صرف کرده‌اند تا بهترين راه‌ها را برای کارکنان‌شان در استفاده از دستگاه‌های موبايل پيدا کنند؛ آی‌بی‌ام يکی از آن‌ها است. اين شرکت حدود پانصدهزار کارمند رسمی و قراردادی دارد که بيش از نيمی از آن‌ها بيرون از دفاتر کار می‌کنند. اين‌ را باربارا ماثرس، سرپرست راه‌حل‌های فضای کار و همکار شرکت آی‌بی‌ام می‌گويد و جالب آن‌که خود او نیز در دفتر خانگی‌اش کار می‌کند. 
شمار بسيار کمی از کارکنان آی‌بی‌ام را می‌توان يافت که به‌جای لپ‌تاپ و کامپيوترهای روميزی فقط از دستگاه‌های موبايل استفاده می‌‌کنند. اما، اين شرکت يک برنامه آزمايشی دارد که طی آن کارکنانش را به تبلت‌های آندروئيدی و iOS مجهز می‌کند تا همه کارهایشان را فقط با اين دستگاه‌ها انجام دهند، سرانجام نتيجه را بررسی می‌کند. هدف اين است که ببينند تبلت‌ها تاچه‌اندازه می‌توانند از پس کارهایی برآیند که يک کامپيوترشخصی انجام می‌دهد. آی‌بی‌ام هم‌اکنون اسمارت‌فون‌ها را در بعضی از کارهای خود به ‌خدمت گرفته‌ است. 
30 هزار بلک‌بری به شبکه اين شرکت پيوسته‌اند و 29 هزار اسمارت‌فون ديگر، شامل iOS، آندروئيد، سيمبيان و ويندوز، تا پايان امسال به اين مجموعه خواهند پيوست. آی‌بی‌ام امتيازهایی دارد که خيلی از شرکت‌های ديگر آن امتیازها را ندارند، از جمله بخش زیادی از کسب‌وکار آی‌بی‌ام به توليد و فروش برنامه‌هایی معطوف است که فرآيند کار با موبايل را تسهيل می‌کنند. در نتیجه تولید این نوع برنامه‌ها برای آی‌بی‌ام کار سختی نیست و این شرکت تاکنون برنامه‌های سفارشی ویژه‌ای برای کارکنان خود تولید کرده است.

کارمندان آی‌بی‌ام در خانه يا نقاط گوناگون جهان با يک کامپيوتر شخصی و با وی‌پی‌ان (VPN) به شبکه شرکت متصل می‌شوند. آی‌بی‌ام به‌جای اين‌که برای اتصال اسمارت‌فون و تبلت‌ها به وی‌پی‌ان اجازه کامل صادر کند، رويکرد متفاوتی را برگزيده‌ است. هر برنامه اختصاصی آی‌بی‌ام با استفاده از يک پروکسی معکوس به شبکه شرکت متصل می‌شود.
 اين پروکسی معکوس مانند وی‌پی‌ان عمل می‌کند با اين تفاوت که در هر زمان فقط يک برنامه می‌تواند با کمک آن به شبکه متصل شود. به‌اين ترتيب، روی دستگاه‌ها و کارها کنترل بيش‌تری وجود دارد و داده‌ها ايمن‌تر باقی می‌مانند. 
طبيعی است که آی‌بی‌ام برای مديريت همه دستگاه‌های موبايل کارمندانش و نيز اِعمال قوانين امنيتی (مانند ممنوع کردن استفاده از آی‌فون‌های دستکاری ‌شده يا به‌اصطلاح jailbroken) از نرم‌افزار اختصاصی خود به نام Endpoint Manager استفاده می‌کند. اين شرکت همچنين پروژه‌ای دارد که طبق آن در اينترانت شرکت تغييراتی ايجاد می‌کند تا آن ‌را با سيستم‌های موبايل سازگارتر کند و علاوه‌بر اين، امکان استفاده از فناوری dual-persona «دو شخصیتی» را نيز برای کارمندانی که در محل کار از دستگاه‌های موبايل خودشان استفاده می‌کنند در دست بررسی دارد. 
درست پياده‌کردن مدل امنيتی، زمان‌بر است، اما دل‌مشغولی ديگر آی‌بی‌ام این است که مبادا استفاده از اين فناوری خلاقيت کارکنان را محدود کند. به‌گفته ماثرس، کارکنان هنگام سفر به نقاط گوناگون جهان و سايت‌های مشتريان به برنامه‌های موبايل نياز دارند. آی‌بی‌ام نيز می‌خواهد نسل جوان‌تری از کارکنان را جذب کند و اين يعنی قصد دارد به آن‌ها اجازه دهد تا آن‌گونه که خودشان می‌خواهند کار کنند. 
ماتریس می‌گويد: «در حال حاضر بيست سال است که در آی‌بی‌ام هستم و اين (تصميم اخير) کار خيلی خيلی بزرگی است. این تصمیم واقعاً فرهنگ و شيوه کار کردن ما را تغيير می‌دهد.»