چگونه با Cisco WebEx کنفرانس‌های ویدیویی از راه دور برگزار کنیم؟

Meeting Center به کارمندان عادی و مدیران ارشد شرکت‌ها اجازه می‌دهد با استفاده از هر سیستم ویدیویی و حتا دستگاه‌های همراه به جلسات محلق شوند، در نتیجه افراد می‌توانند جلسات عادی را با هر فردی فارغ از موقعیت مکانی برگزار کنند. Meeting Center قابلیت‌های متعددی در اختیار افراد قرار می‌دهد که مدیریت پروژه‌ها، برقراری جلسات سودمند با مشتریان، شرکای تجاری و کارمندان، تبادل اطلاعات یکسان به شکل همزمان از شاخص‌ترین این مزایا هستند. Cisco WebEx یکی از موفقیت‌ترین محصولات حال حاضر برای برقراری کنفرانس‌های ویدیویی است. خبرگزاری رویترز 5 آوریل 2020 اعلام کرد تعداد کاربرانی که پس از شیوع ویروس کرونا از پلتفرم سیسکو استفاده می‌کنند به رقم 324 میلیون نفر رسیده است. Cisco WebEx را نباید یک بستر ساده برگزاری جلسات ویدیویی توصیف کرد، زیرا برخی از قابلیت‌های کاربردی ارائه شده توسط این نرم‌افزار فراتر از نمونه‌های مشابه است. ارائه قابلیت‌هایی همچون اتاق شخصی، تجربه چندرسانه‌ای تعاملی، صدای یکپارچه شده، امکان پیاده‌سازی نظرسنجی، ضبط، ویرایش و بازپخش جلسات، مجموعه قابلیت‌های یکپارچه‌سازی دسکتاپ، دسترسی ساده تنها با یک کلیک به جلسات، ارائه بهترین قابلیت‌ها با هدف یکپارچه‌سازی سازمانی و پشتیبانی از دستگاه‌های ویدیویی و چند سکویی بودن، قابلیت‌هایی نیستند که هر نرم‌افزار برقراری جلسات ویدیویی آن‌را ارائه کند. 

در حالی که ویروس کرونا بر فعالیت‌های تجاری شرکت‌ها در سراسر جهان سایه گسترانیده است، اما مشاوران کسب‌وکار به شرکت‌ها توصیه می‌کنند تعامل با شرکای تجاری را فراموش نکرده و حتا به فکر جذب مشتریان جدید باشند. فرآیند جذب مشتریان جدید به قرار ملاقات‌های فیزیکی خلاصه نمی‌شود، زیرا شرکت‌ها می‌توانند از پتانسیل‌های فضای مجازی برای برقراری ملاقات‌های شخصی حضوری به بهترین شکل استفاده کنند. با توجه به این‌که حیطه کاری برخی از سازمان‌ها فراتر از موقعیت‌های محلی است و برخی از سازمان‌ها در شهرهای مختلف شعبه داشته یا کارمندان غیر بومی دارند که ساکن شهرهای دیگر هستند، در نتیجه به‌کارگیری فناوری‌های ارتباطی با هدف برقراری ملاقات‌های مجازی اهمیت زیادی دارد. همان‌گونه که مشاهده می‌کنید ابزارهای سازمانی مشکل موقعیت‌های مکانی را برطرف کرده و اجازه می‌دهند مدیران شرکت‌ها و کارمندان در هر نقطه‌ای که قرار دارند با یکدیگر در ارتباط باشند. به همین دلیل است که امروزه ویدیو یکی از ابزارهای مهم کسب‌وکارها است. بزرگ‌ترین مشکل نرم‌افزارهای کنفرانس ویدیویی، ناتوانی در برقراری ارتباط با نرم‌افزارهای کاربردی مختلف است. با توجه به این‌که ابزارهای برقراری ارتباط از راه دور توسط تولیدکنندگان مختلف طراحی شده‌اند، به همین دلیل قادر به برقراری ارتباط با یکدیگر نیستند. این مسئله باعث می‌شود تا کاربران نتوانند در جلسات حضور پیدا کرده و به اتاق‌های کنفرانس مجازی وارد شوند. مشکل عدم انطباق نرم‌افزارها با یکدیگر، بهره‌وری کارمندان از راه دور را به شدت کاهش می‌دهد. به همین دلیل سازمان‌های بزرگ و کسب‌وکارها به دنبال راهکارهای اجرایی کارآمدی هستند که پیچیدگی برگزاری جلسات ویدیویی را برطرف کرده، امکان به‌اشتراک‌گذاری محتوا در جلسات را افزایش داده و اجازه دهد طرفین به خوبی صدای یکدیگر را بشنوند. برای برقراری جلساتی ایمن و با قابلیت اطمینان بالا سیسکو Cisco Collaboration Cloud و Cisco Webex Meetings را به سازمان‌ها پیشنهاد می‌کند. 

Cisco Webex چه سازکاری ارائه می‌کند؟ 

همان‌گونه که اشاره شد با شیوع ویروس کرونا سازمان‌های بزرگ و کاربران بیشتری جذب سیسکو وبکس شدند. سیسکو وبکس به دلایل زیر مورد توجه شرکت‌ها قرار گرفته است:

•  شرکت‌ها می‌توانند به ساده‌ترین شکل با مشتریان، شرکا و کارکنان خود ارتباط ویدیویی برقرار کنند. 
•  به‌اشتراک‌گذاری یکپارچه محتوا، صوت و تصویر در یک جلسه و به شکل همزمان تصمیم‌گیری‌ها را سریع‌تر می‌کند. 
•  سیسکو وبکس به سازمان‌ها اجازه می‌دهد به شکل مجازی با مشتریان جدید قرارداد منعقد کنند، درست مشابه زمانی که مشتریان به شکل حضوری با سازمان قرارملاقات دارند. همچنین این امکان وجود دارد تا افراد دیگری را به جلسات دعوت کرد تا قراردادها رسمی و معتبر شوند.
•  امکان‌ به‌اشتراک‌گذاری اطلاعات و ایده‌ها در مدت زمان انجام پروژه‌ها با گروه‌های مختلفی از کارمندان درون و برون‌سازمانی فراهم است. 
•  امکان برگزاری جلسات در اتاق‌های سفارشی که همواره فرد مشخصی قادر به دسترسی به جلسات باشد وجود دارد. این‌کار باعث می‌شود تا افراد با آسودگی خاطر در جلسات شرکت کنند. 

جلسه‌ای کارمد با در نظر گرفتن اولویت‌های اصلی سازمان

شرکت‌هایی که روابط عمومی قوی دارند در کار خود موفق هستند. نو‌آوری، بهره‌وری و پیشرفت در گرو تعامل بهتر با شرکای تجاری و مشتریان به دست می‌آید. تا قبل از پیدایش فناوری‌هایی شبیه به نرم‌افزارهای برقراری جلسات ویدیویی، سازمان‌ها مجبور بودند با مشتریان و حتا متخصصان طراز اول جلسات حضوری برقرار کنند، اما برخی از مشتریان یا کارمندان در موقعیت‌هایی دورتر از محل سازمان قرار دارند که امکان حضور در جلسات را غیر ممکن می‌کند. موسسه National Statistics Council پژوهشی انجام داده که نشان می‌دهد به‌طور میانگین 37 درصد از زمان متخصصان و پژوهشگران طراز اول در جلسات غیر مفید هدر می‌رود. پژوهش انجام شده توسط موسسه Ovum نتایج یکسانی را نشان می‌دهد. جلسات به‌طور میانگین نزدیک به 11 دقیقه زمان می‌برند تا آغاز شوند و نزدیک به 70 درصد از شرکت‌کنندگان در جلسات فیزیکی در طول جلسه کارهای مختلفی انجام می‌دهند. به همین دلیل برگزاری جلسات کارآمد یکی از اولویت‌های اصلی کسب‌وکارها است. قابلیتی که Cisco WebEx در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد این است که اجازه می‌دهد از زمان آغاز به‌کار جلسات ویدیویی همه چیز ضبط شود و افراد بتوانند از طریق هر دستگاهی که در اختیار دارند در جلسات شرکت کنند. 

قابلیت‌های شاخص Cisco WebEx

Cisco WebEx قابلیت‌های متنوعی ارائه می‌کند که شرکت سیسکو روی برخی از آن‌ها تاکید خاصی دارد. از جمله این قابلیت‌ها به موارد زیر می‌توان اشاره کرد:

برگزاری ویدیوکنفرانس

سازمان‌ها و مدیران شرکت‌ها یا دپارتمان‌ها می‌توانند کارمندان یا سایر افراد متخصص مرتبط با شرکت را به پیوستن در جلسات از طریق سیستم ویدیویی دعوت کنند. دقت کنید که Cisco WebEx یک محصول منعطف است که از استانداردهای مختلف همچون Microsoft Skype for Business و سرویس‌های اختصاصی سیسکو پشتیبانی می‌کند تا مشارکت افراد در جلسات بیشتر شده و امکان برقراری ملاقات غیر حضوری به بهترین شکل فراهم شود. 
شرکت‌کنندگان در کنفرانس ویدیویی می‌توانند کیفیت تصویری جلسات را روی تفکیک‌پذیری 720p یا 1080p تنظیم کنند. شکل 1 ویدیوکنفرانس مبتنی بر پایانه (Terminal) ویدیویی Cisco Webdex DX80 را نشان می‌دهد. همان‌گونه که مشاهده می‌کنید کیفیت نرم‌افزار سیسکو کاملا مطلوب است. 

‌شکل 1- نمونه‌ای از ویدیو کنفرانس مبتنی بر Cisco WebEx Meeting Center

رابط کاربری مشارکتی

Cisco WebEx به یک رابط کاربری مدرن، تجربه کاربری ساده و شفاف تجهیز شده است. کاربر می‌تواند از طریق نمایش آواتار مخصوص به خود و زمانی که قصد به‌اشتراک‌گذاری تصویر خود را ندارد با سایرین در تعامل باشد. 

اسناد، برنامه‌های کاربردی و اشتراک‌گذاری صفحه‌نمایش

کاربر می‌تواند محتوا یا تمام صفحه‌نمایش خود را به شکل بلادرنگ با سایر افراد حاضر در جلسه به‌اشتراک قرار دهد. در این حالت افراد می‌توانند در مورد محتوایی که فرد به‌اشتراک گذاشته یادداشت‌هایی را درج کنند. انعطاف‌پذیری ویژگی شاخص سیسکو وبکس است که به افراد اجازه می‌دهد صفحه‌نمایش دستگاه‌های اندرویدی یا محتوایی که روی آی‌فون یا آی‌پاد دارند را به‌اشتراک قرار دهند. همچنین به‌اشتراک‌گذاری محتوا از طریق
IBM Connections Cloud نیز وجود دارد تا امکان مشارکت بین سازمانی فراهم شود. قابلیت فوق به ویژه برای شرکت‌هایی که روی یک پروژه واحد کار می‌کنند سودمند است. شکل 2 نمونه‌ای از محتوای به‌اشتراک‌ قرار گرفته توسط فردی که در حال سخن‌رانی است را با سایر شرکت‌کنندگان در جلسه را نشان می‌دهد. 

شکل 2- اشتراک‌گذاری محتوا در مدت زمان برگزاری جلسه 

اتاق‌های کنفرانس شخصی

سیسکو وبکس به گونه‌ای طراحی شده که به افراد اجازه می‌دهد اتاق‌های کنفرانس شخصی یا دائمی را با هدف برگزاری سریع‌تر جلسات آماده کنند. مسئول برگزاری جلسات می‌تواند دسترسی به اتاق را برای تمامی کارمندان یک شرکت باز گذاشته، آن‌را قفل کرده یا به افراد منتظر در سالن اجازه دسترسی دهد. همچنین این امکان وجود دارد تا افراد در اتاق کنفرانس مخصوص به خود پذیرای افراد دیگر باشند. رویکرد فوق صرفه‌جویی در زمان را به همراه داشته و اجازه می‌دهد جلسات را توسط Cisco Spark زمان‌بندی کرد. به عبارت دقیق‌تر، می‌توان از برنامه کاربردی Cisco Spark به جلسات Cisco WebEx محلق شد یا به شکل مستقیم به فضاهای Cisco Spark متصل شد یا مکالمات را از طریق Cisco Webex Teams ادامه داد. شاید عجیب به نظر برسد، اما Cisco Webex همان قابلیت‌هایی را ارائه می‌کند که در محیط‌های فیزیکی مشاهده می‌کنید، با این تفاوت که همه چیز به شکل مجازی انجام می‌شود. 

تجربه چندرسانه‌ای تعاملی

Cisco Webex به افراد اجازه می‌دهد توسط ادغام محتوای چندرسانه‌ای در مدت زمان سخن‌رانی خود که شامل پاورپوینت، پویانمایی‌های فلش، فایل‌های ویدیویی و صوتی و محتوای مبتنی بر وب است به مخاطبان در کنفرانس اطلاعات مربوطه را ارائه دهد. پشتیبانی از نرم‌افزارهای ثالث که قابلیت استریم کردن زنده متن را ارائه می‌کنند و سرویس‌هایی که اجازه تزریق محتوای ویدیویی را دارند از جمله این موارد هستند. 

صدای یکپارچه شده

برگزاری یک جلسه تعاملی از طریق صدای یکپارچه شده با Cisco Webex که از طریق  Cisco Webex Public Switched Telephone Network، Webex Cloud Connected Audio یا نرم‌افزارهای ثالث امکان‌پذیر است اجازه می‌دهد از صدا به بهترین شکل در جلسات استفاده کنید. مسئول جلسه می‌تواند به افراد اجازه دهند از فناوری VoIP یا فناوری‌های در دسترس به شکل صوتی به جلسه متصل شوند. 

برقراری تماس توسط جلسه

Cisco WebEx قابلیت هوشمندی دارد که اجازه می‌دهد زمانی که جلسه‌ای آغاز به کار کرد، به‌طور خودکار از طریق شماره تلفن یا سامانه ویدیویی نرم‌افزار با افرادی که قرار است در جلسه حضور پیدا کنند ارتباط برقرار کند. 

سخن‌ران فعال

کاربر می‌تواند از فناوری سخن‌ران فعال (Active Speaker) که به شکل خودکار تصویر سخن‌گو را در پنجره Active Speaker نشان می‌دهد روی صحبت‌های فردی که در حال سخن‌رانی است متمرکز شود. 

آغاز چت و نظرسنجی

این امکان وجود دارد در مدت زمان برگزاری یک جلسه به شکل خصوصی یا عمومی با شرکت‌کنندگان چت کرد و به شکل بلادرنگ نظرسنجی در ارتباط با محتوای جلسه برگزار کرد. 

ضبط، ویرایش و بازپخش جلسات

فردی که جلسات را برگزار می‌کند قادر است به دقیق‌ترین شکل ممکن جلسات را ضبط کرده و از طریق گذرواژه و الگوریتم‌های رمزنگار از فایل‌ها محافظت کند. همچنین امکان بازپخش جلسات توسط دستگاه‌های همراه نیز وجود دارد. 

یکپارچه‌سازی دسکتاپ

این امکان وجود دارد تا جلسات را توسط آفیس مایکروسافت، آتلوک، Lotus Notes، Google Calendar یا سایر پیام‌رسان‌های فوری شبیه به اسلک و مایکروسافت تیمز آغاز کرد. 

یکپارچه‌سازی سازمانی

این امکان وجود دارد تا برای دسترسی به Meeting Center از ویژگی Single Sign-ON استفاده کرده و از طریق محصولات سیسکو که قابلیت همکاری درون‌سازمانی را ارائه می‌کنند شبیه به Cisco Jabber، Cisco Spark و Cisco video conferencing endpoints از یک تجربه یکپارچه‌سازی و تعاملی به بهترین شکل استفاده کرد. جالب آن‌که سیسکو با شرکت اپل توافقی داشته تا شرکت‌کنندگان در جلسات که در مکان ثابتی حضور ندارد در سفر نیز بتوانند در جلسات شرکت کنند. این ویژگی جدید همراه با عرضه iOS11 در اختیار کاربران قرار گرفته است. 

پشتیبانی از سیستم‌عامل‌های مختلف

این امکان وجود دارد تا کاربرانی که از سیستم‌عامل‌های مختلف همچون ویندوز، لینوکس و مک استفاده می‌کنند از طریق مرورگرهای سیستم خود به جلسات وارد شوند. پشتیبانی از سیستم‌عامل‌های همراه اجازه می‌دهد تا کاربران بتوانند محتوا، صدا و تصویر یک جلسه مفید را به‌اشتراک قرار دهند.