9 درسی که از سیاست‌های دورکاری گوگل می‌توان آموخت

ساندرا پیچای، مدیر عامل این شرکت اخیراً اعلام کرده که به دلیل همه‌گیری ویروس کرونا، گوگل سیاست دورکاری خود را حداقل تا جولای 2021 تمدید خواهد داد. با وجود آن که این شرکت غنی‌ترین پایگاه داده‌ها در جهان را در اختیار دارد، اما تصمیم صریح آن بسیار حائز اهمیت است.

از جمله این داده‌ها، تحقیقی است که این شرکت سال گذشته منتشر کرد. یک تیم تحقیقاتی، بیش از5 هزار کارمند شرکت گوگل را مورد بررسی قرار داد و برای درک بهتر تاثیر کار مشارکتی، روی یک گروه صد نفری تمرکز کرد.  آن‌ها موارد زیر را برای سنجش افراد در نظر گرفتند:

• سلامت
•  عملکرد
•  ارتباط
•  بهره‌وری

گوگل چندین توصیه را  در مورد چگونگی ایجاد سازگاری بیشتر در میان اعضای تیم ارائه داده است. برخی از این توصیه‌ها بر اساس هوش هیجانی است- توانایی در شناسایی، درک ومدیریت احساسات.

و اما نتایجی که از این تحقیقات حاصل شد:

1- جلسات تیمی را در الویت قرار دهید

گوگل می‌گوید " وقتی دورکاری می‌کنید، جلسات تیمی اغلب تنها شیوه تعاملی هستند که شما با اعضای تیم خود دارید، پس این جلسات را زمانبندی کنید و در الویت قرار دهید حتی اگر مورد فوری و ضروری برای این کار وجود نداشته باشد و از نظر اجتماعی حضور داشته باشید."

با وجود آن که ارتباط نوشتاری در محیط‌های دورکاری یک عامل حیاتی محسوب می‌شود، اما خیلی چیزها می‌توانند در این رسانه گم شوند. شوخ طبعی و لحن صحبت ممکن است به غلط تفسیر شوند و هیچ فرصتی برای شنیدن صدای شخص، دیدن حالت چهره و زبان بدن او وجود ندارد. اما در عوض، جلسات مجازی فرصت دریافت نشانه‌های عاطفی و ایجاد ارتباط با هم‌تیمی‌ها را به شما می‌دهد.

هشدار: فقط مراقب باشید که تعداد این جلسات زیاد نباشند، چون ممکن است تیم شما احساس کنند که وقت کافی برای انجام کارها را ندارند.

2- علایق شخصی خود را نشان دهید

گوگل همچنین توصیه می‌کند که از زمان جلسات برای شناخت بیشتر هم تیمی‌های خود استفاده کنید. حتی می‌توانید با هم تیمی‌های خود یک قرار صبحانه یا ناهار مجازی بگذارید.  می‌توانید در صحبت‌های شخصی خود از سوالات باز استفاده نکنید. مثلاً به جای آن که بپرسید " آخر هفته‌ات چطور بود؟" می‌توانید بپرسید " آخر هفته چه کارهایی انجام دادی؟".

3- حضور داشته باشید

گوگل می‌گوید: " در فعالیت‌های کاری مجازی، برخی از نشانه‌های مشارکت مفقود می‌شوند. بخصوص زمانی که میکروفون را به حالت بی‌صدا در می‌آورید یا با دقت روی لپ‌تاپ خود تمرکز می‌کنید."

گوگل پیشنهاداتی را در این رابطه ارائه داده است:

- دوربین خود را روشن کنید تا دیگران بتوانند شما را ببینند.

- هنگام کار میکروفون خود را از حالت بی‌صدا خارج نمایید.

- از نشانه‌های کلامی و غیرکلامی مانند تکان دادن سر، یا گفتن کلماتی همچون "بله"، " چه ایده خوبی" و غیره استفاده کنید.

- گوشی خود را پایین‌تر نگاه دارید و ارتباط چشمی خود را حفظ کنید ( مگر زمانی که مشغول یادداشت‌برداری هستید).

4- اعلام حضور کنید

گوگل پیشنهاد می‌کند تا با یک سلام کوتاه یا یک پیام تشویقی یا یک مقاله خبری مرتبط با پروژه و یا یک عکس جالب، اعلام حضور کنید، ضمن این که مراقب باشید تا همکارانتان  زمان و فضای کافی برای کار کردن داشته باشند. همچنین زمانی را برای " استراحت و یا نوشیدن چای" به صورت مجازی در نظر بگیرید، درست مانند زمانی که در اداره هستید.  با این کار فرصت دیگری برای صحبت کردن در مورد برنامه‌های آخر هفته یا موضوعات دیگر خواهید داشت.

5- هم تیمی خود را بشناسید

گوگل می‌گوید: " وقتی از راه دور کار می‌کنید امکان این که بخواهید به سرعت از هم تیمی خود تشکر کنید یا او را تشویق کنید، وجود ندارد. به همین خاطر بهتر است با فرستادن پیامی از هم‌تیمی‌های خود تشکر و یا قدردانی نمایید. در جلساتی که با هم‌تیمی‌های خود برگزار می‌کنید، تشکر و قدردانی خود را بیان کنید ."

6- همکاران خود را به مشارکت دعوت کنید

شرکت در جلسات گروهی و حتی در فضای مجازی ممکن است برای برخی از همکاران درونگرای شما چالش‌برانگیز باشد. رهبران تیم می‌توانند از این افراد مستقیماً درخواست کنند تا در جلسات شرکت نمایند. همزمان به زبان بدن و بیان شرکت‌کنندگان توجه باشید. اگر احساس کردید که این افراد سعی دارند وارد بحث و مکالمه شوند، فرصت صحبت کردن را در اختیار آنان قرار دهید.

7- هنجارهای تیم را مشخص کنید

گوگل می‌گوید: " هنجارها، انتظارات روشنی را در مورد چگونگی کار و وظایف تیم مشخص می‌کنند. اما اگر این هنجارها به طور صریح بیان نشوند، اغلب موجب سردرگمی خواهند شد."

محققان گوگل توصیه می‌کنند تا کارکنان تیم در مورد هنجارهای تیم خود با یکدیگر بحث و گفتگو کنند. موضوعات مورد بحث شامل این موارد هستند:

- انتظارات در مورد طول مدت پاسخگویی به ایمیل‌ها، با در نظر گرفتن ساعات کاری و مناطق زمانی در صورت نیاز.

- مشخص کردن انتظارات و وظایف کاری، برای مثال چه زمانی تیم می‌تواند حتی با  وجود عدم دسترسی به یکی از اعضا، پیش برود و چه زمانی بهتر است که پاسخگوباشد.

- بهترین راه برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات

- مشخص کردن تعداد تماس‌ها

 - داشتن یک چشم انداز گسترده برای کمک به هم‌تیمی‌ها برای رسیدن به اهداف بزرگتر.

وقتی هنجارها را مشخص کردید، باید آن‌ها را به شکل مستند دربیاورید و به دست اعضای تیم برسانید. این کار موجب می‌شود تا همه در جریان کار باشند و این گونه استرس افراد کاهش پیدا می‌کند، در ضمن مشکل بهره‌وری تا حدی کمتر می‌شود، چون ممکن است اعضای تیم به خاطر انجام کارها منتظر یکدیگر بمانند.

8- از رسانه درست استفاده کنید

بر چه اساسی تصمیم می‌گیرید که برای کسی پیام ارسال کنید یا با او تماس بگیرید؟

گوگل می‌گوید: " ویدیو بهترین روش برای بحث‌های حساس و دقیق است. در حالی که ارسال پیام برای اعلام حضور یا روشن کردن موضوعات ساده، مناسب است. " مهم است که تفاوت این دو را درک کنید. اگرتماس‌ها بیش از حد باشند، تیم دچار فرسودگی می‌شود. یا اگر به جای یک تماس 5 دقیقه‌ای،  پیام‌های زیادی رد و بدل شوند، باعث اتلاف وقت می‌گردد.

9- سلامت را در الویت قرار دهید

در بهبوحه همه‌گیری ویروس کرونا، سلامتی شما از هر چیز دیگری مهمتر است. به همین منظور گوگل توصیه می‌کند:

• یک فضای کاری راحت برای خود فراهم کنید تا کار را از زندگی روزانه جدا نمایید
• محدودیت‌هایی را برای روزهای کاری خود در نظر بگیرید تا ساعت‌های کار از حد  فراتر نروند.
• بعد از هر ساعت کار، زمانی را برای استراحت خود اختصاص دهید

علاوه بر پیشنهادات  گوگل، توصیه می‌شود تا بین جلسات به خصوص آن‌هایی که به تمرکز زیادی نیاز دارند، زمانی را برای تجدید قوای خود در نظر بگیرید تا بتوانید آمادگی بیشتری برای جلسات بعدی پیدا کنید. در این فرصت‌ها می‌توانید قدم بزنید، در اینترنت گشتی بزنید یا کارهایی که ترجیح می‌دهید را انجام دهید تا از فشار و فرسودگی جلسات مجازی کاسته شود. با بکارگیری این توصیه‌ها، در واقع شما هوش هیجانی را مبنای استراتژی مدیریت دورکاری خود قرار می‌دهید، همچنین به همکاران خود کمک می‌کنید تا از احساسات به نفع خوشان استفاده کنند.