مدیریت زمان شما را نجات نمی‌دهد

مقاله مفید و جالبی از هاروارد بیزینس ریویو درباره مدیریت زمان منتشر شده که می‌تواند نگاه ما به مدیریت زمان و نحوه استفاده از زمان را تغییر بدهد. خیلی از ما به دلیل فراوانی کارهای روزانه، احساس استرس و فشار می‌کنیم و برای حل این مشکل به سراغ مقالاتی می‌رویم که پیرامون مدیریت زمان منتشر شده‌اند و بر این موضوع تاکید دارند که چگونه می‌توانیم از زمان بهتر استفاده کنیم. در این مقالات به نکات مختلفی اشاره می‌شود، به‌طور مثال، جلسات را کوتاه‌تر کنیم تا بتوانیم همه فعالیت‌های روزانه را در تقویم کاری قرار دهیم. با این‌حال، برخی از این توصیه‌ها نتیجه عکس دارند و باعث می‌شوند احساس فشار بیشتری کنیم. به دلیل فشار مضاعفی که ایجاد می‌شود، ناخودآگاه به موضوعاتی می‌اندیشیم و در نهایت به موضوعات مهمی همچون حجم و تنوع کارها، حواس پرتی‌ها و تعدد تصمیم‌گیری می‌رسیم.  برای حل مشکلات روزمره زندگی، چند توصیه ساده وجود دارد.

• اولین توصیه کاستن از حجم وظایفی است که قبول می‌کنیم. وقتی تعداد کارهایی که باید انجام دهیم زیاد می‌شوند، به اولویت‌بندی آن‌ها فکر می‌کنیم، کدامیک مهم‌تر هستند و انجام چه کارهایی را باید به فردا یا هفته بعد موکول کرد. خیلی وقت‌ها به زمان‌هایی نیاز داریم تا روی موضوعات شخصی خودمان کار کنیم، اما امکان وارد کردن این موضوعات به تقویم وجود ندارد و حتا این احتمال وجود دارد که برنامه‌ریزی کارهای روزانه بر هم بخورد، زیرا ممکن است برداشت نادرستی از ظرفیت کار روزانه به‌دست آورده باشیم. ما خیلی خوش‌بینانه در مورد ظرفیت و توانایی‌های بالقوه خود فکر می‌کنیم. همان‌گونه که مشاهده می‌کنید، اولویت‌بندی تا حدودی مشکلات را حل می‌کند، اما هنگامی که فراتر از توان وظایف مختلفی را قبول کنید، کیفیت کارتان به‌شدت کاهش پیدا می‌کند و در بلندمدت یا کوتاه‌مدت تسلیم می‌شوید.
• دومین توصیه شخصی این است که  تصمیم‌ها را با قوانین جایگزین کنید. تصمیم‌گیری انرژی زیادی از ما می‌گیرد و ما را با مشکل بار شناختی مواجه می‌کند. به بیان دقیق‌تر، مغز ما به دلیل فشار و استرس از یک نقطه مشخص دیگر توان تصمیم‌گیری ندارد و همین موضوع باعث می‌شود خطای بیشتری داشته باشیم یا تصمیمات بی کیفیتی بگیریم. توصیه من این است که به‌جای تصمیم‌گیری در هر کاری تا جایی که امکان دارد قانونی را وضع کنید. تیم فریس نویسنده و کارآفرین مشهور می‌گوید: «سعی کنید تصمیمی بگیرید که 100 تصمیم دیگر را حذف کند.» تیم فریس بر مبنای همین اصل، به جای این‌که همیشه در حال بررسی و مرور کتاب‌های جدید باشد، تصمیم گرفت اصلا سراغ کتاب‌هایی نرود که در یک سال اخیر چاپ شده‌اند (یک مثال بارز از 1 تصمیم به جای 100 تصمیم). در نمونه دیگری، جوی مکی مدیرعامل یک شرکت کانادایی تصمیم گرفت چهارشنبه‌ها اصلا جلسه‌ای نداشته باشد تا به کارهایی برسد که نیاز به تمرکز بیشتری دارند. در مجموع باید بگوییم تصمیم‌گیری، فرایند کاهش عدم قطعیت و تردید در مورد گزینه‌های دیگر است تا فرد تصمیم‌‌گیرنده بتواند در نهایت بهترین گزینه را انتخاب کند. البته برخی کارشناسان در این زمینه نظر دیگری دارند و بر این باور هستند که در مورد گزینه‌های پیش‌رو، از تکنیک عدم قطعیت‌ به‌جای ازبین‌بردن کامل آن‌ها استفاده کنید و در موارد بسیار کمی با اطمینان کامل تصمیماتی اتخاذ کنید، زیرا به‌طور کامل آگاهی‌داشتن درباره همه گزینه‌ها به‌ندرت امکان‌پذیر است. بنابراین به این نکته دقت کنید در هر تصمیمی به‌اندازه مشخصی عدم قطعیت وجود دارد. 
• سومین توصیه مهم در این زمینه این است که به جای استفاده از قدرت اراده، از یک ساختار مشخص برای حذف عوامل حواس‌پرتی استفاده کنید. عوامل حواس پرتی مثل شبکه‌های اجتماعی ما رو از مسیر پرداختن به کارهای مهم منحرف می‌کنند و این حس رو را القا می‌کنند که نمی‌توانیم اهدافمان را محقق کنیم. قدرت اراده، عملکردی شبیه به ماهیچه‌ها دارد. اگر بیش ‌ازحد از آن استفاده کنیم، خسته می‌شویم. به‌عبارتی‌دیگر، اراده یک منبع محدود است. در زمان‌های قدیم به قدرت اراده احتیاجی نداشتیم، در عوض، برای زنده ماندن از غرایز طبیعی خود پیروی می‌کردیم. با این‌حال، با تکامل تمدن، انسان‌ها تصمیم گرفتند که امور را نظم دهند. ما شروع به ایجاد قوانینی کردیم که بر مبنای آن‌ها رفتار کنیم و تنها با پیروی از این قوانین است که می‌توانیم آن‌چه را می‌خواهیم به دست آوریم. به خاطر همین قوانین، انضباط و نظم داشتن است که برخی مردم در زندگی موفق می‌شوند. در اواخر دهه 60 و اوایل دهه 70 میلادی، آزمایش مارشمالو استنفورد انجام شد و ثابت کرد قدرت اراده، کلید موفقیت است. در این آزمایش دو گروه از کودکان مقابل میزی قرار گرفتند و به آن‌ها گفته شد، ما از جلسه آزمون بیرون می‌رویم؛ هر کس که به مدت 15دقیقه به کلوچه خود دست نزند یک کلوچه دیگر به عنوان جایزه خواهد گرفت. نتایج افراد را ثبت کردند و سالیان بعد این افراد را زیر نظر گرفتند. آن‌ها دریافتند که کودکانی که در آزمون 15 دقیقه‌ای به کلوچه‌های خود دست نزده بودند بعدها اغلب افراد موفقی از آب درآمده بودند. سال‌ها این اصل پر برجا بود تا این‌که گروهی از پژوهشگران دانشگاه روچستر به رهبری دکتر سالست کید همین آزمایش را به‌شکل دیگری تکرار کردند، با این تفاوت که پس از گذشت 15 دقیقه به بچه‌ها گفتند کلوچه‌ها تمام شده و خبری از جایزه نیست. مدتی بعد آزمایش را تکرار کردند و این مرتبه بچه‌ها که تجربه بدی از قبل داشتند درنگ نکردند و به‌قول معروف نقد را با نسیه معامله نکردند. این آزمایش نشان داد که بچه‌ها این مرتبه به‌جای قدرت اراده از یک ساختار قانون‌مند استفاده کردند و کلوچه‌ها را برداشتند. وقتی از قدرت اراده برای حذف حواس پرتی‌ها استفاده می‌کنیم، تصورمان این است که یک منبع نامحدود از انرژی در اختیار داریم، اما واقعیت این است که بعد از گذشت مدت زمانی ، انرژی تمام می‌شود و دومرتبه باز می‌گردیم به همان عادت‌های قبلی. بنابراین بهتر است ساختارهای مشخصی برای خودمون داشته باشیم. به‌طور مثال، برخی از مدیران طراز اول هیچ وقت جلسات پشت سر هم ترتیب نمی‌دهند و از دستیاران خود درخواست می‌کنند حداقل 10 دقیقه بین هر دو جلسه زمان استراحت قرار دهند تا استرس شروع جلسه بعدی را نداشته باشند. همان‌گونه که مشاهده کردید، در هر سه حالت تمرکز ما روی این موضوع نیست که به‌دنبال بهبود بهره‌وری باشیم یا کارهای بیشتری را انجام دهیم، تنها برداشتی که از این سه اصل ساده داریم این است که به‌دنبال ساده‌سازی سبک زندگی باشید. تکنیک‌هایی مثل مدیریت زمان ممکن است در کوتاه‌مدت اثربخش باشند، اما شما را نجات نمی‌دهند (Time Management won’t save you) و ناخواسته درگیر مشکلات جدیدتری می‌کنند.