طوفان فکری راهکاری برای حل مشکلات

طوفان فکری چیست؟

الکس آزبورن، مدیر اجرایی بخش تبلیغات شرکت مدیسون اونیو اولین بار در سال 1953 در کتاب خود با عنوان Applied Imagination به مفهوم Brainstorm اشاره کرد. در آن زمان او مشاهده کرد کارمندان در زمینه خلق ایده‌های نوآورانه برای کمپین‌های تبلیغاتی تا چه اندازه ضعیف هستند، در نتیجه به این فکر افتاد تا اتاق‌های فکری گروهی را به‌وجود آورد. در مدت زمان برگزاری این جلسه‌ها مشاهده کرد کیفیت و همچنین تعدد ایده‌های ارائه شده از سوی کارمندان واحد او به میزان قابل توجهی پیشرفت داشته است. به مرور زمان که نقاط قوت راهکار خود را مورد بررسی قرار دارد، در سال 1958 کتاب دوم خود را به نام Your Creative Power منتشر کرد. کتابی که در آن به تشریح راهکارهایی پرداخت که باعث شکوفایی خلاقیت می‌شوند. جالب آنکه یکی از فصل‌های این کتاب با عبارت «چطور برای خلق یک ایده باید جوخه را به وجود آوریم.» تالیف شده است. از آن زمان تا به امروز پژوهشگران به شکل‌های مختلفی روی ایده اولیه او کار کردند و باعث پیشرفت مفهوم طوفان فکری شدند. طوفان فکری یکی از راهکارهای افزایش خلاقیت در سازمان‌ها بوده که بر توسعه راهکارهای خلاقانه برای حل مسائل اشاره دارد. طوفان فکری بر مبنای چهار اصل تمرکز بر کمیت، دوری جستن از انتقاد، استقبال از ایده‌های غیر‌مرسوم و ترکیب و بهبود ایده‌ها تاکید دارد. طوفان فکری مردم را تشویق می‌کند تا ایده‌ها و تفکرات خود را مطرح کنند. ایده‌هایی که ممکن است در نگاه اول عجیب و دیوانه‌وار به نظر برسند. برخی از این ایده‌ها می‌توانند به راه‌حل‌های اصلی و خلاقانه‌ای تبدیل شوند، در حالی که ایده‌های دیگر ممکن است خود زمینه‌ساز خلق ایده‌های بیشتر شوند. این راهکار همانند یک شوک باعث می‌شود تا مردم تغییر نگرشی در شیوه‌های عادی طرز تفکر خود به وجود آورند. به‌طوری که برای حل مشکلات به دنبال راهکارهای خلاقانه‌ای باشند. از این‌رو، در مدت زمان برگزاری جلسات طوفان فکری و ارائه پیشنهادها، دیگران باید از عیب‌جویی یا تحسین ایده‌ها اجتناب کرده و تنها گوش کنند. در رویکرد طوفان فکری شما به دنبال آن هستید تا فرضیه‌های نادرستی را که پیرامون حل یک مشکل قرار دارند، شکسته و از قابلیت‌های ناپیدایی که برای حل مشکل پیرامون شما قرار دارد استفاده کنید. پس از پایان جلسه با ارزیابی ایده‌ها می‌توانید از طریق به‌کارگیری روش‌های معمول به واکاوی راه‌حل‌ها پرداخته و بهترین‌ها را انتخاب کنید.

شکل 1

چرا باید از طوفان فکری استفاده کنیم؟

گروه‌هایی که به شیوه سنتی برای حل مشکلات شکل می‌گیرند، در اغلب موارد تحت تاثیر رفتار گروهی کارایی و بهره‌وری خود را از دست می‌دهند. در زمان برگزاری چنین گروه‌هایی شما در بدو امر برای حل مشکلات مجبور هستید یک فرآیند ساختاری و تحلیلی را شروع کنید. اما رویکرد فوق مشکلی دارد. درست از همان ابتدای شروع جلسه گروه مجبور می‌شود تنها روی یکسری ایده‌های محدود که در اغلب موارد انعطاف‌پذیر نیستند کار کرده و آن‌ها را توسعه دهد. حتی خواندن همین چند خط ساده ما را به یاد جلسه‌هایی خسته‌کننده و طولانی‌مدتی می‌اندازد که برای خروج از آن‌ها ثانیه‌شماری می‌کنیم. اما در نقطه مقابل این دیدگاه، طوفان فکری قرار دارد که یک محیط آزاد و باز را پیشنهاد می‌کند که همه را تشویق می‌کند در بحث‌ها مشارکت داشته باشند. ایده‌های فریبنده‌ای که ممکن است مورد استقبال قرار گرفته و پایه شروع کار شوند. طوفان فکری همه شرکت‌کنندگان در یک گروه را تشویق می‌کند، به‌طور کامل در مباحث مشارکت داشته و مجموعه‌ غنی از راه‌حل‌های خلاقانه را پیشنهاد داده یا ایده‌های مطرح شده را بسط دهند. در مدت زمان حل مشکلات، طوفان فکری باعث می‌شود تا اعضای تیم یک تجربه متفاوتی از حضور و نقشی را که در یک گروه دارند، تجربه کنند. این تکنیک به مرور زمان باعث پرورش ایده‌ها شده، به‌طوری که اجازه می‌دهد از بهترین راه‌حل‌ها برای حل مشکلات استفاده کنید. افرادی که در چنین گروه‌هایی قرار ‌می‌گیرند با گذشت زمان نسبت به کار خود متعهدتر می‌شوند. فراموش نکنید به دلیل اینکه طوفان فکری سرگرم‌کننده است، به اعضای تیم کمک می‌کند در یک محیط مثبت، پر انرژی و همراه با پاداش به حل مشکلات بپردازند. در حالی که طوفان فکری کارآیی خوبی دارد، اما نباید فراموش کنید که باید با ذهنی باز و بدون پیش داوری و قضاوت درباره دیگران از آن استفاده کنید. به عبارت دیگر قرار نیست با حضور در چنین گروه‌هایی به دنبال عیب‌جویی از ایده‌ها بوده و فقط جنبه‌های منفی یک ایده را مورد بررسی قرار دهید. اگر چنین رویه‌ای را در پیش بگیرید، اعضای گروه در مقابل شما جبهه‌گیری کرده و در نهایت تعداد و کیفیت ایده‌ها کاهش پیدا کرده و افراد ممکن است از دست شما رنجیده خاطر شوند. 

مطلب پیشنهادی

به‌دیگران گوش کنید، اسم‌شان را به‌خاطر داشته باشید و به آن‌ها احترام بگذارید

ده عادت ساده که باعث رشد قابل توجه مهارت‌های اجتماعی شما می‌شوند

طوفان فکری فردی

در حالی که طوفان فکری گروهی در اغلب موارد به لحاظ ارائه ایده‌های کارآمدتر، عملکرد بهتری نسبت به یک گروه عادی دارد، اما پژوهش‌های متعدد انجام شده نشان می‌دهند که طوفان فکری فردی نیز این پتانسیل را دارد تا ایده‌های بیشتر و با کیفیت‌تری را نسبت به طوفان فکری گروهی پدید آورد. این تفاوت از آن جهت روی می‌دهد که افراد حاضر در یک گروه همیشه مجبور نیستند بر مبنای قواعد طوفان فکری گروهی کار کنند و در برخی موارد ممکن است رفتارهای نامناسبی از خود نشان دهند. این مشکل از آن جهت به وجود می‌آید که برخی از افراد ممکن است بیش از اندازه به ایده‌های دیگران توجه کنند و در عمل خود هیچ ایده‌ای را ارائه نکنند، حتی در برخی موارد زمانی که نوبت صحبت کردن به آن‌ها می‌رسد ایده‌های خود را فراموش می‌کنند. مشکلی که به نام مسدود کردن (blocking) از آن نام برده می‌شود. زمانی که از طوفان فکری در ارتباط با فعالیت‌های خود استفاده می‌کنید، دیگر نگران عقاید و نظراتی که ممکن است از سوی دیگران مطرح شود، نخواهید بود. آزادی عمل بیشتری دارید و خلاق‌تر خواهید بود. ممکن است در ارتباط با ایده‌ای که در نظر دارید در گروه مطرح کنید تردیدی داشته باشید، اما زمانی که تصمیم می‌گیرد به‌طور انفرادی روی ایده خود کار کرده و آن‌را توسعه ‌دهید به ماهیتی خاص تبدیل شود. اما طوفان فکری فردی مشکلاتی نیز دارد. ممکن است موفق نشوید در زمان درستی روی ایده‌ای که در ذهن دارید کار کنید، به واسطه آن‌که شما به مجموعه غنی از تجارب اعضای گروه دسترسی ندارید. طوفان فکری فردی زمانی بالاترین کارایی را دارد که برای حل یک مشکل ساده از آن استفاده شود. آماده کردن فهرستی از ایده‌ها یا متمرکز شدن روی یک مشکل خاص از جمله این موارد است. طوفان فکری گروهی نیز اغلب برای زمانی که با مشکلات پیچیده روبرو هستید، مفید است.

مطلب پیشنهادی

اگر بتوانید توجه کسی را به‌خوبی جلب کنید، ممکن است بتوانید زندگی‌اش را تغییر دهید

چگونه فقط در ۶۰ ثانیه بهترین تأثیر را روی مخاطب خود داشته باشیم

طوفان فکری گروهی

زمانی که از طوفان فکری گروهی صحبت می‌کنیم در واقع به تجربه‌ها و خلاقیت‌های هر یک از اعضای تیم اشاره داریم که به بهترین شکل در اختیار ما قرار می‌گیرد. زمانی که یکی از اعضای تیم ایده جذابی را ارائه می‌کند، خلاقیت و تجربیات سایر اعضای تیم باعث می‌شود تا ایده از حالت خام و اولیه خارج شده و به پختگی نزدیک‌تر شود. شما با اتکا بر طوفان فکری گروهی قادر هستید به ایده‌ها عمق داده و آن‌ها را گسترش دهید، در حالی که در طوفان فکری فردی این‌گونه نیست. مزیت دیگر طوفان فکری در این است که به هر شخصی کمک می‌کند تا احساس کند بخشی از راه‌حل بوده و مشارکت او در پیشبرد اهداف کمک می‌کند. این روند که ماهیتی سرگرم‌کننده نیز دارد، در نهایت باعث ساخت تیمی کاملا قدرتمند می‌شود. با این حال، به این نکته دقت کنید که طوفان فکری گروهی ممکن است به لحاظ فردی با ریسک‌هایی همراه باشد. برخی از پیشنهادهای غیر عادی در نگاه اول ممکن است غیرمنطقی به نظر برسند، در چنین شرایطی باید کنترل خود را حفظ کرده و اعضای گروه را متقاعد سازید که این ایده چرا مفید است، در غیر این صورت ایده شما حتی اگر عالی هم باشد ممکن است کنار گذاشته شود. افرادی که در چنین جلسه‌هایی حضور به هم می‌رسانند باید تا حد امکان معذب بودن را کنار بگذارند تا بتوانند پیشنهادهای خلاقانه‌ای را مطرح کنند. اما دقت کنید که نباید گروه را بیش از اندازه بزرگ کنید. همانند سایر گروه‌ها، ایده‌ال‌ترین حالت این است که تعداد اعضای یک گروه بین پنج تا هفت نفر باشند.

شکل 2

چگونه می‌توانیم از این ابزار استفاده کنیم؟

در اغلب موارد شما بهترین نتیجه را زمانی به دست می‌آورید که طوفان فکری و گروهی را از طریق مدیریت بر فرآیندهایی که مطابق با قوانین زیر هستند، ترکیب کنید. با انجام این‌کار، شما می‌توانید تمرکز مردم را بدون آنکه وقفه‌ای در انجام کارهای آن‌ها به وجود آید، معطوف به مشکل مدنظر کنید.

گام اول، یک گروه آماده کنید

در ابتدا، محیط راحتی برای قرارملاقات‌ها و جلسه‌ها ترتیب دهید. اطمینان حاصل کنید که اتاق از روشنایی خوبی برخوردار باشد، دسترسی به منابع و ابزارها به سادگی امکان‌پذیر باشد و همچنین نوشیدنی نیز در دسترس باشد. تیم به چه مقدار اطلاعات یا منابع نیاز دارد تا راه‌حل‌های مبتنی بر طوفان فکری را برای حل یک مشکل ارائه کند. به یاد داشته باشید که آمادگی حائز اهمیت است، با وجود این آمادگی بیش از اندازه باعث به وجود آمدن محدودیت یا حتی خراب شدن جلسه می‌شود. آزادی طبیعت ذاتی یک جلسه طوفان فکری است. دقت کنید چه افرادی باید در جلسه شرکت کنند. اتاق مملو از افرادی است که تمایل دارند ایده‌های خود را مطرح کنند، نه تنها ایده‌ بکری به شمار نمی‌رود، بلکه خلاقیت را به دلیل تنوع بیش از اندازه از میان می‌برد. بنابراین بهتر است افرادی در جلسه حضور داشته باشند که سبک تفکر آن‌ها متفاوت از یکدیگر است. زمانی که همگی افراد جمع شدند، باید یک نفر را برای ثبت ایده‌هایی که از دل جلسه به دست می‌آید، مشخص کرده باشید. ضرورتی ندارد که این فرد مدیر تیم باشد. به دلیل اینکه وظیفه سنگینی است که یک نفر به‌طور همزمان هم ایده‌ها را ثبت کند و هم جلسه را مدیریت کند. اگر افراد حاضر در جلسه تعامل خوبی با یکدیگر ندارند این وظیفه شما است که محیطی گرم را به وجود آورید.

گام دوم، مشکل را مطرح کنید

باید به وضوح مشکل را تشریح کنید و در ادامه معیارهایی را که برای حل مشکل به آن‌ها نیاز دارید، مشخص کنید. زمانی که هدف از برگزاری جلسه را به شکل صریحی مشخص کنید، ایده‌های بیشتری را دریافت خواهید کرد. به افراد فرصت دهید در جای خود مستقر شوند و در ابتدای جلسه ایده‌های خود را مکتوب کنند. در ادامه از آن‌ها بخواهید ایده‌های خود را به اشتراک قرار دهند، این‌کار باعث می‌شود تا همه افراد فرصت‌ کافی برای مشارکت در اختیار داشته باشند. 

گام سوم، بحث را خط‌دهی کنید

زمانی که همه افراد ایده‌های خود را به‌اشتراک قرار دادند، یک بحث گروهی را آغاز کنید تا ایده‌های مطرح شده بازتر شوند. این‌کار باعث می‌شود تا بر مبنای این تبادل نظرها ایده‌های جدیدی مطرح شوند. یکی از با ارزش‌ترین جنبه‌های طوفان فکری گروهی خلق ایده‌هایی است که بر پایه ایده‌های دیگر شکل گرفته‌اند. اعضای گروه را تشویق کنید تا ایده‌های خود را به اشتراک قرار داده و در ادامه روی آن‌ها کار کنید. سعی کنید از بحث‌هایی که باعث دلسری شده و جنبه انتقادی آن‌ها زیاد است دوری کنید تا افراد راغب شوند، ایده‌های خود را مطرح کنند. اگر ایده‌هایی در اختیار دارید به عنوان فردی که هدایت گروه را عهده‌دار است، باید ایده‌های خود را به اشتراک قرار دهید. در عین حال سعی کنید تا حد امکان وقت و انرژی خود را صرف حمایت از تیم و خط‌دهی بحث‌ها کنید. هر چند وقت یکبار زمان استراحت کوتاهی بدهید تا افراد بتوانند یک نوشیدنی صرف کرده و با تمرکز بهتری کار را ادامه دهند. در همان حالی که وظیفه خط‌دهی مباحث را عهده‌دار هستید به یاد داشته باشید که در مدت زمان یک طوفان فکری اعضا به سرگرمی هم نیاز دارند. خلاقیت را مورد تحسین قرار داده و تیم را تشویق کنید فارغ از آن‌که ایده‌های آن‌ها عملی یا غیرعملی است ایده‌های بیشتری را مطرح کنند. از آزمایش‌هایی همچون ورودی تصادفی یا انگیزشی برای روبرو شدن با ایده‌های غیرمنتظره استفاده کنید. روی یک مبحث بیش از اندازه مکث نکنید. اطمینان حاصل کنید تعداد قابل توجهی ایده خوب را جمع‌آوری کرده‌اید. اگر قرار است جلسه طوفان فکری به درازا بکشد، باید زمان استراحت زیادی هم داشته باشد تا افراد بتوانند روی موضوع بهتر متمرکز شوند. این‌کار باعث می‌شود جلسه به حداکثر بازدهی ممکن برسد. 

مطلب پیشنهادی

استادان دانشگاه در مورد رشته «شوخ‌طبعی در کسب‌و‌کار» چه می‌گویند؟

چرا مدیران شوخ‌طبع مدیران بهتری هستند

دریافت اطلاعات بیشتر

اگر موفق نشده‌اید ایده‌های باکیفیت را جمع‌آوری کنید، باید سعی کنید از روش‌هایی استفاده کنید که باعث می‌شوند ایده‌های بیشتر و باکیفیت‌تری را دریافت کنید. از جمله این راهکارها می‌توان به تکنیک نردبان (Stepladder)، طوفان فکری معکوس
(Reverse Brainstorming)، طوفان فکری مکتوب (Brainwriting)، طوفان فکری آنلاین (Online Brainstorming)، تولید پرسش به شیوه سیستماتیک و فراگیر (Starbursting)، رویکرد چارت
(Charette Procedure) و طوفان فکری گرد رابین (Round-Robin) اشاره کرد. 

گام بعدی، اقدام عملی

پس از برگزاری جلسه‌های طوفان فکری گروهی و انفرادی، شما ایده‌های زیادی در اختیار خواهید داشت. در ظاهر ممکن است مرتب‌سازی و پیدا کردن بهترین ایده‌ها کار سختی باشد، اما تجزیه و تحلیل ایده‌ها یک گام مهم است. برای این منظور ابزارهای مختلفی در اختیار شما قرار دارد. می‌توانید از نمودارهای وابستگی برای سازمان‌دهی ایده‌ها و پیدا کردن موضوعات مشترک استفاده کنید. ماتریس تصمیم‌گیری تحلیلی (Decision Matrix Analysis) و ماتریس تحلیلی زوج مقایسه‌ای (Paired Comparison Analysis) به شما کمک می‌کنند، از بین گزینه‌های مختلف بهترین‌ها را انتخاب کنید. همچنین می‌توانید از تکنیک شش کلاه فکری (Six Thinking Hats) برای نگاه کردن به ایده‌ها از زوایای مختلف استفاده کنید.