مدیریت اطلاعات سازمانی چیست و چه جایگاهی در دنیای امروز دارد؟

مدیریت اطلاعات سازمانی چیست؟

مدیریت اطلاعات سازمانی از آمیختن مدیریت محتوای سازمانی، مدیریت فرایندهای تجاری، مدیریت تجربه مشتری، و اطلاعات کسب‌وکار بهره می‌گیرد. درحالی‌که مدیریت محتوای سازمانی و اطلاعات کسب‌وکار به ترتیب بر مدیریت غیر ساختاری و ساختاری اطلاعات، تمرکز می‌کنند مدیریت اطلاعات سازمانی، این دو زمینه را از یکدیگر جدا نمی‌کند و به مدیریت اطاعات از دید همه سازمان نگاه می‌کند

مدیریت خروجی سازمانی چیست؟

مدیریت خروجی سازمانی یک روش فناوری اطلاعات است که با سازمان، قالب‌بندی، مدیریت، و توزیع داده سروکار دارد که با نرم‌افزارهای سازمانی پدید می‌آیند. این نرم‌افزارها می‌توانند سامانه‌هایی چون اطلاعات بانکداری، اطلاعات بیمه، برنامه‌ریزی منابع سازمانی، مدیریت ارتباط با مشتری، خرده‌فروشی، و بسیاری سامانه‌های دیگر باشند. پژوهش سال ۲۰۰۶ شرکت گارتنر ارزش بازار راهکارهای مدیریت خروجی سازمانی را ۴۴۱ میلیون دلار آمریکا با نرخ رشد ٪۵ بین سال‌های ۲۰۰۶ تا ۲۰۱۰ ارزیابی کرد. گارتنر، مفهوم مدیریت خروجی توریع‌شده را به عنوان یک میان‌افزار تعریف کرد که فرایند خروج را هدایت می‌کند و از پدید آوردن و تحویل خودکار فرایند کسب‌وکار و اسناد اد هاک پشتیبانی می‌کند.

آشنایی با مفهوم مدیریت محتوای سازمانی

مدیریت محتوای سازمانی(Enterprise Content Management)  ترکیبی پویا از استراتژی‌ها، روش‌ها، و ابزار جهت ضبط، مدیریت، ذخیره، نگهداری، و ارائه اطلاعات از فرآیندهای کلیدی یک سازمان در طول چرخه فعالیت آن است. یکی از اهداف اصلی ECM یا سامانه مدیریت محتوای سازمانی، شناسایی و از بین بردن فرآیندهایی است که می‌تواند یک سازمان را با مشکلات بسیاری مواجه کند. ابزارها و استراتژی‌های ECM مدیریت اطلاعات سازمان‌نیافته و طبقه‌بندی‌نشده را در هرجایی که باشد، فراهم می‌کنند. هر ECM را می‌توان به ۵ بخش اصلی  ضبط، مدیریت، ذخیره، حفظ و ارائه تقسیم کرد که هر بخش دارای اهدافی نظیر ضبط: ایجاد، جمع‌آوری و سازماندهی اطلاعات ورودی مانند نامه‌ها و اسناد، مدیریت: مدیریت اطلاعات، تغییر و استخراج اطلاعات، ذخیره: ذخیره موقت اطلاعات در بازه‌های زمانی کوتاه، حفظ: تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات در دوره‌های زمانی بلندمدت و ارائه: داده اطلاعات درخواستی به کاربران و مشتریان است.  سامانه مدیریت محتوای سازمانی مؤثر می‌تواند در دسترسی آسان به اطلاعات یک سازمان، ایجاد امنیت داده‌ها و به کمینه‌سازی زمان گردش کار در یک سازمان کمک کند. همچنین جلوگیری از ورود داده‌های تکراری، نگهداری یک یا چند نسخه پشتیبان از هر سند بجای چندین نسخه کپی اسناد و مدارک، از مشخصه‌های اصلی یک ECM است.

سیستم اطلاعات سازمانی چه نقشی کاربردی دارد؟

سیستم اطلاعات سازمانی (Enterprise Information System) هر نوع سیستم اطلاعاتی است که عملکردهای فرایندهای تجاری شرکت را با یکپارچه‌سازی بهبود می‌بخشد. این حرف به‌طور معمول دربرگیرنده ارائه خدمات با کیفیت بالا، برخورد با حجم زیادی از داده‌ها و توانایی پشتیبانی از یک سازمان یا شرکت بزرگ و احتمالاً پیچیده است‌. سیستم اطلاعات سازمانی باید بتواند توسط تمام بخش‌ها و تمام سطوح یک شرکت استفاده شود. واژه سازمانی (Enterprise) می‌تواند مفاهیم مختلفی داشته باشد. غالباً این اصطلاح فقط برای اشاره به سازمان‌های بزرگی مانند شرکت‌های چند ملیتی یا سازمان‌های دولتی استفاده می‌شود. با این حال، این اصطلاح ممکن است تقریباً به معنای هر چیزی باشد. سیستم‌های اطلاعاتی سازمانی یک بستر فناوری ارائه می‌دهند که سازمان‌ها را قادر می‌سازد فرایندهای تجاری خود را بر اساس بنیادی قوی ادغام و هماهنگ کنند. در حال حاضر از EIS همراه با مدیریت ارتباط با مشتری و مدیریت زنجیره تأمین برای اتوماسیون فرایندهای تجاری استفاده می‌شود. یک سیستم اطلاعاتی سازمانی یک سیستم واحد را در اختیار سازمان قرار می‌دهد که اطمینان حاصل می‌کند اطلاعات در تمام سطوح عملکردی و سلسله مراتب مدیریت به اشتراک گذاشته می شوند. می‌توان از EIS برای افزایش بهره‌وری مشاغل و کاهش چرخه‌های خدمات، چرخه‌های توسعه محصول و چرخه‌های عمر بازاریابی استفاده کرد. این ممکن است برای ادغام برنامه‌های موجود استفاده شود. از دیگر نتایج می‌توان به بهره‌وری عملیاتی بالاتر و صرفه‌جویی در هزینه‌ها اشاره کرد. ارزش مالی معمولاً نتیجه مستقیمی از اجرای سیستم اطلاعات شرکت نیست. سیستم‌های سازمانی یک ساختار داده استاندارد ایجاد می‌کنند و در از بین بردن مشکل تکه تکه شدن اطلاعات ناشی از چندین سیستم اطلاعاتی در داخل سازمان بسیار ارزشمند هستند. EIS خود را از سیستم‌های قدیمی متمایز می‌کند به این دلیل که خود معامله می‌شود، به خود کمک می‌کند و با شرایط عمومی و تخصصی سازگار است. برخلاف یک سیستم اطلاعاتی سازمانی، سیستم‌های قدیمی فقط به ارتباطات کل بخش محدود می‌شوند. یک سیستم اطلاعاتی معمولی سازمانی در یک یا چند مرکز داده قرار دارد، نرم‌افزار سازمانی را اجرا می‌کند و می‌تواند شامل برنامه‌هایی باشد که معمولاً از مرزهای سازمانی عبور می‌کنند.

برنامه‌ریزی منابع سازمانی

برنامه‌ریزی منابع سازمانی (Enterprise resource planning) شامل طیف وسیعی از فعالیت‌های مختلفی است که به بهبود عملکرد یک سازمان منتهی می‌شود و تمام داده‌ها و فرایندهای یک سازمان را در یک سیستم نرم‌افزاری و در قالب یک بانک اطلاعاتی به صورت پیوسته، منظم و دقیق مدیریت می‌نماید.ERP به معنای مدیریت برنامه‌ریزی منابع سازمان یا 4M (Man, Machine, Material, Money) (مواد، ماشین آلات، پول و نیروی انسانی) می‌باشد و به سازمان‌ها و شرکت‌ها کمک می‌نماید تا فرایند دقیق برنامه‌ریزی کلیه منابع سازمان را در جهت کاهش هزینه و افزایش درآمد مدیریت نمایند. تعاریف دیگری نیز از ERP وجود دارد .ERP بر پایه سیستم ها برنامه‌های کاربردی تهیه شده‌است که شامل چندین برنامه کاربردی است که به صورت یکپارچه همه فعالیت‌های داخلی یک سازمان را در گستره واحدهای عملیاتی سازمان مدیریت می‌کند. این فعالیت‌ها می‌تواند بازهٔ وسیعی از مدیریت فروش، مدیریت تأمین، مدیریت تولید، مدیریت کیفیت، مدیریت انبار، مدیریت لجستیک، مدیریت نگهداری و تعمیرات، مدیریت پروژه، مدیریت مالی، مدیریت قیمت تمام شده، مدیریت منابع انسانی و مدیریت مهندسی را شامل شود. در واقع ERP، سامانه‌ای است که دارای اهداف، اجزا و محدوده مشخص و معینی است. در دهه ۶۰ میلادی شرکت IBM سیستم کنترل انبار و برنامه‌ریزی تأمین مواد MRPI پیاده‌سازی کرد و تا دهه ۷۰ میلادی که شرکت SAP ERP مفهوم دقیق تری از MRP I و سپس MRP II را در سیستم‌های خود طراحی و پیاده‌سازی کردند. رفته رفته در کنار این سیستم‌ها سیستم‌های دیگری چون سیستم‌های مالی، فروش، نگهداری و تعمیرات، منابع انسانی و … طراحی و در سازمان‌ها مورد استفاده قرار گرفتند و جزیره‌ای بودن آن‌ها باعث بروز مشکلات متعددی شد. از طرف دیگر طراحی این سیستم‌ها به صورت وظیفه گرا Function Oriented بود عدم نگاه فرایندی مشکلات دیگری در سازمان‌ها به وجود آورده بود. شرکت آلمانی اس آ پ اولین شرکتی بود که مفهوم دقیق ERP را با نگاه یکپارچه و فرایند محور در تمام حوزه‌های عملیاتی و برای صنایع مختلف طراحی و در هزاران شرکت تراز اول دنیا پیاده‌سازی کرد از سال ۱۳۸۰ تاکنون به عنوان کامل‌ترین ارائه دهنده ERP در دنیا معروف است.[SAP ERP]. واژه ERP اصولاً بر سامانه‌هایی که به منظور برنامه‌ریزی استفاده از منابع فروش طراحی شده‌اند دلالت می‌کند. اگر چه واژه مشتق ERP ریشه در محیط مصنوعی دارد، استفاده امروزی از ERP حوزه‌های وسیع‌تری را شامل می‌شود. سامانه‌های ERP بر حسب نوع، تلاش می‌کنند که همه فعالیت‌های یک پایگاه یا سازمان را تحت پوشش قرار دهند (صرف نظر از ساختار سازمانی). به علاوه ممکن است این نکته مورد توجه قرار گیرد که یک بسته نرم‌افزاری عموماً به منظور فراهم نمودن کارایی در بسته‌ای خاص است، بسته‌ای که تحت پوشش دو سیستم یا بیشتر است. از نظر فنی، یک بسته نرم‌افزاری که فعالیت‌های حسابداری و صورت حساب (لیست پرداخت) را تدارک می‌بیند، یک بسته نرم‌افزاری ERP نامیده می‌شود. با این وجود، واژه (ERP) نوعاً برای کاربردهای بیشتر نیز به کار می‌رود. معرفی یک سیستم ERP به منظور جایگزین کردن دو یا چند کارکرد مستقل است، که این امر نیاز به ارتباط خارجی که قبلاً بین سیستم‌ها لازم بود را برطرف می‌سازد. همچنین مزایای دیگری را فراهم می‌کنند که ناشی از استانداردسازی و نگهداشت پایین‌تر (یک سامانه به جای دو یا بیشتر) برای قابلیت گزارش‌دهی آسان‌تر (مانند این همه داده‌ها که نوعاً در یک پایگاه داده نگهداری شود) نمونه‌هایی برای سیستم ERP شامل می‌شود: تولید، ملزومات، واحد مالی، مدیریت روابط مشتری(CRM)، منابع انسانی و مدیریت انبارداری. با توجه عمیق‌تری به سامانه‌های ERP، یک عامل کلیدی جمع‌آوری داده از همه بخش‌های یک سازمان است. برای عملی شدن آن، یک سیستم ERP  بر پایه یک پایگاه داده خاص همراه با چندین واحد نرم‌افزاری است که عملکردهای مختلف یک سازمان را پوشش می‌دهد. برخی سازمان‌ها «آنهایی که دارای مهارت‌های کافی IT برای ساخت محصولات نرم‌افزاری متعددی هستند» اجزای اجرایی یک سیستم ERP را انتخاب و ارتباط خارجی با دیگر سامانه‌ها را توسعه می‌دهند. برای مثال HRM و سامانه‌های مالی ممکن است بهتر از SAP, HRMS به نظر آیند و همچنین ممکن است سامانه‌های SAP, CRM بهتر از معادل‌های PEOPLE SOFT به نظر آیند. در این مورد، سازمان‌ها ممکن است خرید یک سیستم ERP را صحیح بدانند، اما ترجیح می‌دهند سیستم HRM و واحدهای مالی را بخرند و دیگر تقاضاهایشان را نیز از SAP تأمین کنند. این مسئله در بخش‌های تجاری خیلی رایج است، جایی که حتی یک کارخانه متوسط، یک محصول فروش مجزا دارد، در نتیجه یک سری کارکردهای تخصصی لازم است برای کار کردن با تجهیزات تجارت مانند مدیریت انبارداری، فهرست کارکنان، تبلیغات و محاسبات. به‌طور ایده‌آل یک ERP، یک پایگاه داده خاص را دربردارد که شامل تمامی  داده‌های لازم برای واحدهای نرم‌افزاری است. پیش از اینکه مفهوم سیستم هایERP و ادارات داخل یک مؤسسه (برای مثال، اداره مراجع بستری(HR)، شرکت حقوق بگیران(PR) و اداره‌های مالی) سامانه‌های کامپیوتری خاص خود را داشته باشند، سیستم کامپیوتری HR (که اغلب HRMS یا HRIS نامیده می‌شود) به‌طور معمول اطلاعات داخل یک سازمان، ساختار گزارشی و جزئیات شخصی کارمندان را دربرمی‌گرفت. شرکت PR نیز اطلاعات مربوط به صورت حساب‌ها را حساب و ذخیره می‌نمود و ادارات مالی نیز نقل و انتقالات مالی مؤسسات را ذخیره می‌نمودند. هر سامانه مجبور به اتکا به مجموعه‌ای از داده‌های مشترک جهت تماس با دیگر سامانه بود. فرستادن اطلاعات درآمدها برای HRIS به سامانه PR نیاز به اختصاص دادن یک شماره کارمندی و متوقف کردن پارازیت‌های میان دو سیستم جهت شناسایی دقیق یک کارمند دارد. سیستم مالی علاقه‌ای به سطح داده‌های کارمند نداشت، اما تنها هزینه‌های درست شده توسط سیستم‌های PR مانند: پرداخت‌های مالیاتی به مراجع و مقامات گوناگون، پرداخت‌ها جهت کارمندان و… به تأمین کنندگان منفعت می‌رساند. این مسئله عوارض و گرفتاری‌ها را تأمین می‌نمود. برای مثال، یک فرد بدون شماره کارمندی قادر به دریافت حقوق خود از سیستم لیست حقوقی نیست.

امکان استفاده از بهترین الگوها مزیت دیگری برای تحقق بخشیدن یک سیستم ERP هستند. در هنگام اجرای یک سیستم ERP، سازمان‌ها الزاماً مجبور به انتخاب یکی از دو راه حل هستند: «سفارش دادن ساخت نرم‌افزار» یا «اصلاح فرایندهای شغلی خود مطابق به‌روش‌های شناخته شده در سایر کسب‌وکارهای همرده خود». راه حل دوم (یعنی استفاده از به‌روش‌ها) دو مزیت دارد: اول اینکه مخاطره (یا ریسک) پروژه را به دلیل استفاده از تجربیات موفق سایر کسب‌وکارهای همرده و مشابه کاهش می‌دهد. دوم اینکه استفاده‌کننده می‌تواند از نسخه معمولی نرم‌افزار ERP استفاده کند نه نسخه سفارشی‌شده آن؛ بنابراین برای ارتقاء به نگارش‌های جدید نرم‌افزار در آینده کمترین مشکل را خواهد داشت. معمولاً، واگذاری شیوه کار به‌طور مفیدتری در سازمان‌های بزرگ و خصوصاً در جایی که درخواست پذیرش وجود داشته باشد، به کار می‌رود. مانند IFRS، ساربنز- آکسلی یا بیسل II یا جایی که فرایند مورد نظر یک محصول است مانند نقل و انتقال الکتریکی وجوه نقد. این مسئله بخاطر شیوه توقیف و گزارش قانونی دادن یا رضایت از محصول است که فوراً می‌توان آن را در نرم‌افزار ERP تدوین کرد و سپس آن را با اطمینان در برابر شغل‌های چندگانه دیگر که نیازهای یکسانی دارند، منعکس کرد.

به دلیل حوزه وسیع و گسترده تقاضا در یک شغل، سیستم‌های نرم‌افزاری ERP معمولاً پیچیده بوده و عموماً تغییرات مهمی را بر تمرین‌های کاری کارکنان تحلیل می‌کند. تحقق بخشیدن به نرم‌افزارERP در واقع یک مهارت درون سازمانی نیست، بنابراین حتی پروژه‌های کوچک‌تر اگر مشاوران متخصص در تحقق به ERP استخدام شوند تأثیر بسیار بیشتری بر روند هزینه‌ها خواهند داشت. مدت زمان انجام یک سیستم ERP به بزرگی پروژه کاری، حوزه تغییرات و میزان رضایت مشتری از گرفتن پروژه بستگی دارد. یک پروژه کوچک (شرکتی با کمتر از ۱۰۰ کارمند) در حدود ۳ ماه برنامه‌ریزی و تحویل داده می‌شود، در حالی که انجام یک پروژه چند کشوری و چند جایی سال‌ها وقت می‌برد. مهم‌ترین جنبهٔ هر اجرای ERP، گرفتن مالکیت پروژه توسط شرکتی است که محصول ERP را خریداری نموده‌است. برای اجرای سیستم‌های ERP، شرکت‌ها اغلب از شرکت‌های مشاور ثالث تقاضای کمک می‌کنند. این مؤسسه‌های بازرگانی در واقع ۳ محیط خدمات شغلی مهیا می‌کند: مشاوره، سفارش ساخت و حمایت خدمات پس از فروش (مشورتی، پشتیبانی و …).

مشاوره برای یک پروژه عظیم ERP مستلزم ۳ مرحله معماری سیستم، مشاوره فرایند شغلی و مشاوره فنی است. یک معمار سیستم، کل جریان داده‌ها را برای مؤسسه که شامل برنامه جریان داده‌های آینده‌است را طراحی می‌کند. یک مشاور کاری، فرایندهای کاری اخیر یک سازمان را مطالعه کرده و آن‌ها را با فرایندهای همانند در سیستم ERP تطبیق می‌دهد. بدین ترتیب سیستم ERP با توجه به احتیاجات سازمان طراحی می‌شود. مشاوره فنی اغلب مستلزم برنامه‌ریزی است. بیشتر فروشندگان ERP اجازه اصلاح نرم‌افزارشان را برای مناسب بودن جهت نیازهای کاری مشتریانشان را می‌دهند.