برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) چیست و چه کاربردی دارد؟

ERP چیست؟

ERP به سازمان‌ها و شرکت‌ها کمک می‌کند تا فرایند دقیق برنامه‌ریزی کلیه منابع سازمان را در جهت کاهش هزینه و افزایش درآمد مدیریت کنند. البته تعاریف دیگری نیز برای ERP ارائه شده است.ERP بر پایه سیستم‌ها و برنامه‌های کاربردی طراحی شده که شامل چند برنامه کاربردی است که به صورت یکپارچه همه فعالیت‌های داخلی یک سازمان را در گستره واحدهای عملیاتی سازمان مدیریت می‌کند. این فعالیت‌ها می‌تواند بازه وسیعی از مدیریت فروش، مدیریت تأمین، مدیریت تولید، مدیریت کیفیت، مدیریت انبار، مدیریت لجستیک، مدیریت نگهداری و تعمیرات، مدیریت پروژه، مدیریت مالی، مدیریت قیمت تمام شده، مدیریت منابع انسانی و مدیریت مهندسی را شامل شود. در واقع ERP، سامانه‌ای است که دارای اهداف، اجزا و محدوده مشخص و معینی است.

واژه ERP اصولاً بر سامانه‌هایی که برای برنامه‌ریزی استفاده از منابع فروش طراحی شده‌اند اشاره دارند. اگر چه واژه مشتق ERP ریشه در محیط مصنوعی دارد، استفاده امروزی از ERP حوزه‌های وسیع‌تری را شامل می‌شود. سامانه‌های ERP بر حسب نوع، تلاش می‌کنند که همه فعالیت‌های یک پایگاه یا سازمان را تحت پوشش قرار دهند (صرف نظر از ساختار سازمانی). به علاوه ممکن است این نکته مورد توجه قرار گیرد که یک بسته نرم‌افزاری عموماً به منظور فراهم نمودن کارایی در بسته‌ای خاص است، بسته‌ای که تحت پوشش دو سیستم یا بیشتر است استفاده می‌شود. از نظر فنی، یک بسته نرم‌افزاری که فعالیت‌های حسابداری و صورت حساب (لیست پرداخت) را تدارک می‌بیند، یک بسته نرم‌افزاری ERP نامیده می‌شود. با این وجود، واژه (ERP) نوعاً برای کاربردهای بیشتر نیز به کار می‌رود. معرفی یک سیستم ERP به منظور جایگزین کردن دو یا چند کارکرد مستقل است، که این امر نیاز به ارتباط خارجی که قبلاً بین سیستم‌ها لازم بود را برطرف می‌سازد. همچنین مزایای دیگری را فراهم می‌کنند که ناشی از استانداردسازی و نگهداشت پایین‌تر (یک سامانه به جای دو یا بیشتر) برای قابلیت گزارش‌دهی آسان‌تر (مانند این همه داده‌ها که نوعاً در یک پایگاه داده نگهداری شود) نمونه‌هایی برای سیستم ERP شامل می‌شود: تولید، ملزومات، واحد مالی، مدیریت روابط مشتری(CRM)، منابع انسانی و مدیریت انبارداری.

با توجه عمیق‌تری به سامانه‌های ERP، یک عامل کلیدی جمع‌آوری داده از همه بخش‌های یک سازمان است. برای عملی شدن آن، یک سیستم ERP بر پایه یک پایگاه داده خاص همراه با چندین واحد نرم‌افزاری است که عملکردهای مختلف یک سازمان را پوشش می‌دهد. برخی سازمان‌ها «آنهایی که دارای مهارت‌های کافی IT برای ساخت محصولات نرم‌افزاری متعددی هستند» اجزای اجرایی یک سیستم ERP را انتخاب و ارتباط خارجی با دیگر سامانه‌ها را توسعه می‌دهند.

برای مثال HRM و سامانه‌های مالی ممکن است بهتر از SAP, HRMS به نظر آیند و همچنین ممکن است سامانه‌های SAP, CRM بهتر از معادل‌های PEOPLE SOFT به نظر آیند. در این مورد، سازمان‌ها ممکن است خرید یک سیستم ERP را صحیح بدانند، اما ترجیح می‌دهند سیستم HRM و واحدهای مالی را بخرند و دیگر تقاضاهایشان را نیز از SAP تأمین کنند.

این مسئله در بخش‌های تجاری خیلی رایج است، جایی که حتی یک کارخانه متوسط، یک محصول فروش مجزا دارد، در نتیجه یک سری کارکردهای تخصصی لازم است برای کار کردن با تجهیزات تجارت مانند مدیریت انبارداری، فهرست کارکنان، تبلیغات و محاسبات. به‌طور ایده‌آل یک ERP، یک پایگاه داده خاص دارد که شامل همه مولفه‌های لازم برای واحدهای نرم‌افزاری است. این مولفه‌ها به شرح زیر هستند:

ساخت و تولید: مهندسی، هزینه محصول، برنامه و جدول زمانی، ظرفیت، مدیریت کارکنان، کنترل کیفیت، مدیریت هزینه‌ها، فرایندهای ساخت و تولید، پروژه‌های ساخت، جریان تولید.

مدیریت زنجیره‌ ملزومات: صورت موجودی، خرید، ترکیب محصولات، برنامه‌ریزی ملزومات.

مالی: جدول زمانی تقاضاها، بازرسی کالا، مطالبات، حق کمیسیون، مدیریت نقدینگی، پرداخت صورتحساب‌ها، دریافت صورت حساب‌ها، گزارش‌های مالی، مدیریت اسناد حسابداری، دارایی‌های ثابت.

مدیریت پروژه: هزینه، ساخت، زمان و هزینه، مدیریت فعالیت‌ها.

مدیریت منابع انسانی: پرداخت، آموزش، زمان و رسیدگی، سود و مزایا.

تجارت و منابع مشتری: فروش و بازار، کمیسیون (حق‌العمل)، خدمات، ارتباط با مشتری، حمایت مرکز تلفنی.

انبار داده‌ها: ارتباط مختلف سرویس‌ها و خدمات میان مشتری‌ها، متقاضیان و کارمندان را فراهم می‌کند.

قبل از این‌که مفهوم سیستم‌هایERP و شعب درون یک مؤسسه (برای مثال، اداره منابع انسانی (HR)، شرکت حقوق بگیران (PR) و اداره‌های مالی) پدید آید، بخش‌های مختلف سامانه‌های کامپیوتری خاص خود را داشند و به‌طور معمول اطلاعات داخل یک سازمان، ساختار گزارشی و جزئیات شخصی کارمندان را شامل می‌شدند. PR نیز اطلاعات مربوط به صورت حساب‌ها را حساب و ذخیره می‌نمود و ادارات مالی نیز نقل و انتقالات مالی مؤسسات را ذخیره می‌کردند. هر سامانه مجبور به اتکا به مجموعه‌ای از داده‌های مشترک جهت تماس با دیگر سامانه بود. فرستادن اطلاعات درآمدها برای HRIS به سامانه PR نیاز به اختصاص دادن یک شماره کارمندی جهت شناسایی دقیق یک کارمند نیاز داشت. این مشکلات دردسرهای فراوانی را برای بخش‌های مالی و کارمندان به وجود می‌آورد. برای مثال، یک فرد بدون شماره کارمندی قادر به دریافت حقوق خود از سیستم لیست حقوقی نبود. بر همین أساس شرکت‌ها تصمیم گرفتند به سراغ راه‌حل یکپارچه‌ای بروند که مشکلات این چنینی را حل کرده و به شکل دقیقی به نگه‌داری اسناد و سوابقی بپردازد که روی سامانه‌های مختلف قرار داشتند.  امکان استفاده از بهترین ‌روش‌ها (Best Practices) نیز مزیت دیگری برای تحقق بخشیدن یک سیستم ERP دارند. در هنگام اجرای یک سیستم ERP، سازمان‌ها الزاماً مجبور به انتخاب یکی از دو راه حل هستند: «سفارش دادن ساخت نرم‌افزار» یا «اصلاح فرایندهای شغلی خود مطابق به ‌روش‌های شناخته شده در سایر کسب‌وکارهای همرده خود». راه حل دوم (یعنی استفاده از به‌روش‌ها) دو مزیت دارد: اول اینکه مخاطره (یا ریسک) پروژه را به دلیل استفاده از تجربیات موفق سایر کسب‌وکارهای همرده و مشابه کاهش می‌دهد. دوم اینکه استفاده‌کننده می‌تواند از نسخه معمولی نرم‌افزار ERP استفاده کند نه نسخه سفارشی‌شده آن؛ بنابراین برای ارتقاء به نگارش‌های جدید نرم‌افزار در آینده کمترین مشکل را خواهد داشت.

در زمان پیاده‌سازی یک راه‌حل ERP به چه نکاتی باید دقت کرد؟

در گام اول، باید ارزیابی آمادگی انجام دهید. اگر فرهنگ سازمانی از مكانیزاسیون حمایت ‌كند و مدیران ارشد همكاری و همراهی لازم را داشته باشند، این شركت‌ها حتماً می‌توانند وارد این حوزه شوند، هر چند كاملاً مكانیزه نشده باشند. دیگر اینكه مشاور مناسبی انتخاب شود تا در فرایند انتخاب و استقرار به كمك كند؛ كاری كه مشاور انجام می‌دهد با آن چیزی که در تصور ما است، تفاوت زیادی دارد. سومین نکته این است كه گروه داخلی قدرتمندی تشكیل شود كه بتوانند كار را پیش ببرند. این تفکر اشتباه است که هنگام مواجه با مشکل، گمان کنیم با یك تلفن چندین شركت برای رفع مشکل آماده خدمت هستند. در واقع سازمان‌ها باید خودشان این‌كار را انجام دهند. در گروه داخلی نیز باید از تخصص‌های مختلف استفاده كنند؛ نه صرفاً از دانش‌آموختگان رشته IT. برای مثال اگر قصد به کارگیری سیستم مالی را دارند، حتماً از افراد متخصص این حوزه استفاده كنند. احترام به كاربر، یكی دیگر از مواردی است كه باید در نظر بگیرند. چنانچه كاربر به هر نحوی احساس كند كه به او بی‌احترامی شده است، به‌هیچ‌وجه با سیستم انس نخواهد گرفت. با رعایت این نکات، سیستم‌ فعال خواهد بود. اما اگر یكی از این موارد رعایت نشود، سیستمی خواهند داشت که با آنچه انتظار داشتند، تفاوت زیادی دارد. مسئله مهم دیگر، استمرار در بهبود و ارتقای كیفی كار است. در بسیاری از شركت‌های ایرانی تصور بر این است که بعد از راه‌اندازی سیستم، كار تمام شده است. ما در شركتمان هرگز چنین تفکری نداشتیم و هنوز پس از مدت‌ها از راه‌اندازی سیستم، معتقدیم كه داده‌ها، فرایندها و گزارش‌ها باید پیشرفت کنند و موضوعاتی را كه سه سال پیش روی آن‌ها كار كرده بودیم، بازنگری می‌کنیم. بهبود مستمر باعث می‌شود كه پس از مدتی سازمان به ERP علاقه‌مند شود. ERP در شروع در هیچ سازمانی محبوبیت ندارد؛ حتی در شركت‌های بسیار بزرگ. در ابتدا همه ناراضی هستند. با نگاهی به نمودارها متوجه خواهید شد که چند ماه پس از شروع به کار رضایت از سیستم به بالای صفر می‌رسد و پس از سه یا چهار سال، رضایت به معنی واقعی مثبت می‌شود.

به دلیل حوزه وسیع و گسترده تقاضا در یک صنعت، سیستم‌های نرم‌افزاری ERP معمولاً پیچیده بوده و عموماً تغییرات مهمی را بر عملکردهای کاری کارکنان اعمال می‌کنند. برای استفاده مطلوب از این سامانه‌ها به صرف زمان، بودجه و آموزش‌های زیاد نیاز است، بنابراین حتی در پروژه‌های کوچک‌تر و سازمان‌های با کارمندان محدودی که نیازمند ERP هستند باید متخصصانی را استخدام کرد که قادر به استفاده از این مکانیزم باشند. مدت زمان انجام یک سیستم ERP به بزرگی پروژه کاری، حوزه تغییرات و میزان رضایت مشتری بستگی دارد. یک پروژه کوچک (شرکتی با کمتر از ۱۰۰ کارمند) نزدیک به ۳ ماه برنامه‌ریزی و تحویل نیاز دارد، در حالی که انجام یک پروژه چند ملیتی و چند مکانی به سال‌ها وقت نیاز دارد. مهم‌ترین جنبه هر اجرای ERP، گرفتن مالکیت پروژه توسط شرکتی است که محصول ERP را خریداری نموده‌است. برای اجرای سیستم‌های ERP، شرکت‌ها اغلب از شرکت‌های مشاور ثالث تقاضای کمک می‌کنند. این مؤسسه‌های بازرگانی در واقع ۳ سطح خدمات شغلی مهیا می‌کنند که مشاوره، سفارش ساخت و حمایت خدمات پس از فروش (مشورتی، پشتیبانی و …) است.

مشاوره برای یک پروژه عظیم ERP مستلزم ۳ مرحله ‌است: معماری سیستم، مشاوره فرایند شغلی (در درجه اول دوباره مهندسی کردن) و مشاوره فنی (در درجه اول برنامه‌ریزی و فعالیت پیکربندی ابزار). یک معمار سیستم، کل جریان استریم اطلاعات را برای یک مؤسسه طراحی می‌کند. یک مشاور کاری، فرایندهای کاری اخیر یک سازمان را مطالعه کرده و آن‌ها را با فرایندهای همانند در سیستم ERP تطبیق می‌دهد. بدین ترتیب سیستم ERP با توجه به احتیاجات سازمان طراحی می‌شود. مشاوره فنی اغلب مستلزم برنامه‌ریزی است. بیشتر فروشندگان ERP اجازه اصلاح نرم‌افزارشان را برای هماهنگ شدن با فعالیت‌های تجاری در اختیار مشتریانشان قرار می‌دهند.

مزایا

درغیاب یک سیستمERP، یک تولیدکننده بزرگ خود را در میان سیلی از تقاضاهای نرم‌افزاری می‌بیند که هیچ‌یک با یکدیگر در تعامل نیستند. امور مهمی که نیاز به تعامل با یکدیگر دارند مهندسی طراحی (چگونگی ساخت محصول به بهترین نحوه)، دنباله‌ کردن وضعیت سفارش‌ها، چرخه درآمد (از صورت حساب تا دریافت صندوق) و مدیریت وابستگی‌های متقابل و پیچیده صورت حساب‌های محصول هستند. به‌طور کلی موارد ERP به دلیل تسریع زمان پاسخ‌دهی اطلاعاتی، افزایش تعامل در سراسر سازمان، بهبود مدیریت چرخ سفارش، کاهش سیکل حساب‌های مالی، بهبود تعامل با مشتریان، بهبود ارسال به موقع محصولات، بهبود تعامل با تأمین کنندگان، کاهش هزینه‌های مستقیم عملیات، کاهش سطح موجودی و بهبود سیکل تولید مورد استفاده قرار می‌گیرد.

محدودیت‌ها

بسیاری از مشکلاتی که سازمان‌ها با سیستم‌های ERPدارند ناشی از کمبود سرمایه‌گذاری در کارآموزی خدمه درگیر با مشکلات، اما در حال پیشرفت است که شامل آن‌هایی می‌شود که تغییرات را اجرا و آزمایش می‌کنند و مانند یک کمبود سیاست واحد که از درستی داده‌ها در سیستم‌های ERPو چگونگی استفاده شدن آن حفاظت می‌کند. با این حال ERP با محدودیت‌هایی روبرو است. به‌طور مثال، موفقیت در به‌کارگیری این سامانه به مهارت و تجربه نیروی کار بستگی دارد که شامل آموزش اینکه چگونه موجب کارکرد درست سیستم شویم بستگی دارد.  نصب سیستم‌های ERP می‌توانند بسیار گران باشد که اغلب برای شرکت‌های چند ملیتی هزینه زیادی را شامل می‌شود. فروشندگان ERP می‌توانند مبالغی پول برای تجدید سالانه مجوزی که با اندازه شرکت متناسب است از مشتری دریافت کنند.