اینترانت چیست و چه تفاوتی با اکسترانت دارد؟

 برای بسیاری از مردم درک تفاوت اینترانت و اکسترانت به ویژه برای آن‌هایی که هرگز از آن استفاده نکرده‌اند ممکن است گمراه‌کننده باشد. اینترانت و اکسترانت دو محدوده متفاوت از یک کسب و کار را پوشش داده و پشتیبانی می‌کند، اما هدف هر دو یکسان (بهبود نحوه کار کارمندان با یکدیگر و مشتريان) است. گاهی اوقات هر دو شبکه تحت یک نرم‌افزار یکسان اجرا می‌شوند و گاهی هم از برنامه‌های جداگانه بهره می‌گیرند. سرپرستان شبکه قبل از آن‌که به فکر پیاده‌سازی یک اینترانت یا اکسترانت برای کسب‌وکار خود باشند، ابتدا باید با نحوه کار این دو پلتفرم آشنا شوند و بدانند آینده هر یک از این شبکه‌ها چیست و چگونه می‌توانند به تجارت سازمانی رونق دهند.

اینترانت (intranet) چیست؟ 

پیشوند intra به معنای درونی یا داخلی است. بنابراین اینترانت یک فضای کار دیجیتال درون سازمانی است که افراد، اسناد، ابزار و پروژه‌ها را در داخل شرکت به صورت متمرکز و بسته گردهم می‌آورد، اما تفاوت اصلی آن با اکسترانت این است که اینترانت به صورت داخلی استفاده می‌شود. در حالی که اکسترانت به کسب و کارها اجازه می‌دهد با مشتريان و فروشندگان دیگر در ارتباط باشند. یک اینترانت به کارمندان و همکاران اجازه می‌دهد در یک فضای مجازی با یکدیگر کار کنند و هیچ کاربری خارج از شبکه نتواند به تعاملات درون سازمانی دسترسی داشته باشد. کسب‌وکارها از اینترانت برای مقاصد گوناگونی استفاده می‌کنند. ساده و موثر کردن فعالیت‌های روزانه، سازمان‌دهی افراد و داده‌ها، بهبود ارتباطات داخلی و افزایش تعامل بین کارمندان از جمله این اهداف و مقاصد است. برقراری ارتباط کارمندان، همکاران، اطلاعات و پروژه‌ها با یکدیگر فارغ از موقعیت مکانی و برطرف کردن چالش‌های امنیتی پیش روی گروه‌های راه دور و سازمان‌های بزرگ از مزایای اینترانت است. یک نرم‌افزار اینترانت قدرتمند به مجموعه قابلیت‌هایی مجهز است که سه سطح ارتباط، همکاری و اتصال در کسب‌و‌کار را رونق می‌بخشد. وقتی اين سه پارامتر را اولويت‌بندی می‌کنید، کارکنان بهتر، هوشمندانه‌تر و مفیدتر کار خواهند کرد.

مزایای پیاده‌سازی یک اینترانت

دلایل متعددی وجود دارد که کسب و کار شما را تشویق می‌کند از مزایای پیاده‌سازی یک اینترانت بهره ببرید که از جمله آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

1. بهبود ارتباطات داخلی

مکالمه سیال باعث خلاقیت و بهره‌وری می‌شود. پیام رسان‌ها، اطلاعیه‌ها و فضاهای گفتمان قابلیت‌های ویژه اینترانت هستند که ارتباطات را در سراسر شرکت شما ساده می‌کند. فرض کنید در یک جلسه هستید و مدیرعامل سوالی دارد که اعضای گروهی که باید به آن پاسخ دهند در جلسه حضور ندارند، یا به اسنادی نیاز دارید، اما زمان کافی برای رفتن و آوردن اسناد به جلسه را ندارید. به راحتی و از طریق یک پیام‌رسان نصب شده روی پلتفرم اینترانت خود می‌توانید نظر غایبین جلسه را جویا شوید یا در شبکه به سند مورد نظر دسترسی داشته باشید یا به سرعت با یک پیام از همکار خود بخواهید اسناد را برای شما ارسال کند.
دسترسی به اطلاعات بخش‌های مختلف یک سازمان بزرگ و ارسال این اطلاعات به بخش‌های دیگر اهمیت زیادی دارد. با اختصاص فضاهای مختلف، بخش‌های مختلف و گروه‌های داخلی مکان‌هایی اختصاصی روی اینترانت خواهند داشت. این امکان وجود دارد تا هر محتوای ضروری را روی یک ناحیه خصوصی از اینترانت قرار داد یا به شکل مستقیم با اعضای شبکت به‌اشتراک گذاشت. هر زمان مدیران این فضاها اطلاعاتی را به اشتراک بگذارند کاربران نیز از آن مطلع خواهند شد.

2. مدیریت کارآمد پروژه و سیستم‌های گردش کار

آیا تا به حال شده پروژه‌ای را مدیریت کرده باشید، اما برای پیگیری وضعیت پیشرفت فعالیت‌های اعضا با مشکل روبرو شوید؟ بدون شک نحوه عملکرد کارکنان یک پروژه روی موفقیت کلی آن تاثیر‌گذار است. اینترانت از طریق قابلیت‌های سازماندهی شده و استفاده ساده این امکان را فراهم می‌کند تا کارمندان و مدیران در هر مرحله پروژه با یکدیگر در ارتباط باشند. به‌طور مثال، اگر مدیری قصد داشته باشد پروژه‌ای را پیاده‌سازی کند، تمام اعضای انتخاب شده برای این پروژه ظرف چند ثانیه با خبر می‌شوند. تمام مولفه‌های مختلف این پروژه در یک ابزار مدیریت وظیفه ثبت شده و از طریق یک جریان فعالیت قابل ردیابی خواهند بود. اعضای گروه می‌توانند در انجمن‌های گفت‌وگو، فضاهای کاری دیجیتال و مخازن ساخته شده فایل‌های خود را قرار دهند. چنین محیط یکپارچه‌ای از مشکلات مربوط به سردرگمی‌ اعضای یک تیم جلوگیری می‌کند.

3. اطلاعات متمرکزی که اعضا را به هم وصل می‌کند

اینترانت می‌تواند به یک پایگاه اطلاعاتی همه جانبه تبدیل شود که تمام کارکنان یک سازمان اعلامیه‌های آن‌را دریافت می‌کنند، سوالات خود را در آن مطرح می‌کنند، پاسخ خود را از طرف دیگران دریافت می‌کنند و می‌توانند به اسناد داخلی دسترسی داشته باشند. به‌اشتراک گذاشتن دانش به معنای هموار کردن راه موفقیت کارمندان و هماهنگ ساختن فعالیت‌های آن‌ها همسو با اهداف شرکت است. اطلاعاتی که به‌اشتراک می‌گذارید باید مفید باشند و لازمه آن مرتبط بودن آن‌ها با یکدیگر است. اینترانت تضمین می‌کند محتوای ارائه شده از هر دو ویژگی برخوردار است. به‌طور خلاصه، اینترانت فضای کاری دیجیتال شما است. جایی که در آن کارمندان مستقیما با همکاران خود گفت‌وگو می‌کنند، به اطلاعات بخش مرتبط با خود دسترسی دارند و تا آن‌جایی که ممکن است در پروژه‌ها همکاری می‌کنند. وقتی کسب‌و کار خود (مهم نیست در چه صنعتی) را به ابزارهايی مجهز می‌کنید تا کارها و وظایف ساد‌ه‌تر شوند و کارمندان با اتکا بر اطلاعات و جزییات دقیق‌تری فعالیت‌های خود را انجام دهند، در اصل محیطی ایجاد کرده‌اید تا کارمندان به نوبه خود در موفقیت شرکت نقش راهبردی داشته باشند. 

اکسترانت (Extranet ) چیست؟ 

اگر اینترانت را نوعی محل کار دیجیتال برای ارتباطات داخلی در نظر بگیریم، اکسترانت یک پلتفرم دیجیتال برای ارتباطات خارجی است. Extra به هر نوع ارتباط یا فعالیت خارج از کسب و کار اشاره دارد. بنابراین اکسترانت یک شبکه خصوصی است که مشتریان، فروشندگان، تامین کنندگان، شرکا و سایرین می‌توانند در یک محیط کاری گسترده و بسته با شما و کارمندان در ارتباط باشند. اکسترانت‌ها نقش بسیار مهمی‌ را ایفا می‌کنند، زیرا امکان برقراری ارتباطات خصوصی، همکاری، اشتراک دانش، اشتراک اسناد و انتقال داده‌ها بین سازمان‌ها را فراهم می‌کنند. یک اکسترانت از نیازهای گوناگونی پشتیبانی می‌کند. به‌طور مثال، حجم زیادی از داده‌ها می‌توانند از طریق اکسترانت‌ها بین طرفین رد و بدل شوند و به این شكل همکاری بین بخش‌های درونی و بیرونی سازمان راحت‌تر باشد. این ابزارهای همکاری به ویژه برای شرکت‌هایی که به ارتباطات دائم و گسترده با افرادی خارج از محل کار خود نیاز دارند مفید است و به نسبت به‌کارگیری ایمیل و تلفن باعث صرفه‌جویی در وقت می‌شود. اکسترانت یک ظرفیت بالقوه مهم دیگری نیز دارد که خطاها و مشکلات احتمالی که در محصولات و خدمات شرکت رخ می‌دهد را (چیزی شبیه به کنترل کیفیت داخلی) تحت نظر قرار داده و برطرف می‌کند. 

مزایای پیاده‌سازی یک اکسترانت 

دلایل زیادی وجود دارد که باعث می‌شود راه‌اندازی یک اکسترانت برای یک کسب و کار منفعت داشته باشد. از آن جمله می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

1. ساده‌سازی فرآیندهای تجاری تکراری

فرض کنید به‌طور منظم و همیشگی با استفاده از ایمیل یا تلفن سفارشات خود را به یک فروشنده خاص ارسال می‌کنید. با استفاده از یک اکسترانت که به درستی و مطابق با نیازها طراحی شده، می‌توانید تمام سفارشات را در یک فضای مجازی تحت یک شبکه خصوصی امن ثبت و مدیریت کنید. تعامل با فروشندگان بلادرنگ اتفاق می‌افتد و می‌توانید فاکتورها را به همراه سایر اطلاعات مربوطه در یک مکان ذخیره کنید. رویکرد فوق دسترسی به تاریخچه سوابق خریدهای قبلی را آسان‌تر می‌کند.

2. افزایش رضایت مشتری 

یکی از مزایای اصلی استفاده از اکسترانت امکان برقراری ارتباط همیشگی (7/24) با مشتريان و همکاران خارج از محل برای انجام کارهای مختلف است. سایر افرادی که در خارج از سازمان با شما در ارتباط هستند، می‌توانند اسناد و مدارک را به سیستم آپلود کرده، سوالات خود را مطرح کنند و در هر زمانی از شبانه روز با بخش‌های مختلف شرکت در ارتباط باشند.

3. امنیت بالا در صورت طراحی درست و دقیق 

در برخی صنایع (پزشکی، بیمه و غیره) حفظ امنیت یکی از ضروری‌ترین و مهم‌ترین وظایفی است که باید به آن رسیدگی شود، زیرا یک نقص امنیتی کوچک می‌تواند ضررهای جبران ناپذیری به وجود آورد. برخی مواقع استفاده از ایمیل و سایر ابزارهای رایج برای نقل و انتقال اسناد ایمنی لازم را ندارند، اما با کمک یک سیستم اکسترانت که به صورت اصولی طراحی شده، این نگرانی‌ها دیگر وجود نخواهد داشت.

اینترانت و اکسترانت در گذشته و امروز 

اگرچه نرم افزارهای اینترانت و اکسترانت نسبتا جدید هستند، اما طی 20 سال گذشته به سرعت پیشرفت کرده‌اند. اولین پلتفرم اینترانت در 1996 توسط Frontier Technologies’ Intranet Genie معرفی شد. هفت سال بعد از نوآوری تور جهان‌گستر (WWW)، Intranet Genie اولین سیستمی‌ بود که مدیریت اسناد و پیام‌رسانی را برای ارتباطات داخلی از طریق اپلیکیشن‌های مختلف فراهم کرد. شرکت‌ها و مشتريان می‌توانستند با یکدیگر در ارتباط باشند و اسناد کوچک را با یکدیگر به اشتراک بگذارند. پلتفرم‌های امروزی بسیار متنوع‌تر و انعطاف‌پذیرتر از گذشته هستند. از بسیاری جهات، آن‌ها به یک مکانیزم ارتباطی دو سویه میان کسب و کارها تبدیل شده‌اند که دیگر نمی‌توان از آن‌ها غافل شد.