مهارت هماهنگی با دیگران - قسمت دوم

مبحث مهارت هماهنگی با دیگران را به ترتیب بخوانید:

• قسمت اول: مهارت هماهنگی با دیگران (Coordinating with Others)
• قسمت دوم: مهارت هماهنگی با دیگران (Coordinating with Others)

سال‌هاست که این نویسندگان و مترجمان برای ماهنامه شبکه می‌نویسند، دوستانی که از اصفهان، لاهیجان، شهرکرد، تبریز و دیگر نقاط ایران و حتی در دیگر نقاط جهان زندگی می‌کنند؛ مقالات‌مان در یک مجله در کنار هم منتشر می‌شود؛ برای این مقالات هماهنگی‌های زیادی انجام می‌شود؛ تشویق‌ها و گاه‌ انتقاداتی به کار هم می‌کنیم؛ اما نکته جالب اینجاست که بعضی از آن‌ها را هنوز از نزدیک ندیده‌ام؛ یا سال‌هاست که همدیگر را ندیده‌ایم. این ماهیت کار در دنیای امروز است. هماهنگ شدن افراد با هم در یک مجموعه به منظور پیشبرد کارهای مجموعه. موقعیت مکانی به تدریج و به خصوص در برخی کارها اهمیت خود را تا حدود زیادی از دست داده است. به ویژه بعد از شیوع بیماری کووید 19، و رواج بیشتر کار در خانه، باز هم از اهمیت آن کاسته شده است. با این همه، نه تنها از اهمیت هماهنگی با دیگران کم نشده است، بلکه به دلیل پراکندگی اعضای تیم در اقصا نقاط کشور و دنیا، نیاز به این مهارت روز به روز بیشتر احساس می‌شود.

آموختنی است...

اگر حتی وجود داشته باشند افرادی که استعداد ویژه‌ای برای هماهنگ کردن دیگران و یا هماهنگ شدن با دیگران داشته باشند، باز بخش عمده‌ای از این مهارت آموختنی است. آموزشی که از نخستین روزهای زندگی آغاز می‌شود. کودکی که یاد می‌گیرد که با یک دستش شیشه شیر را به گونه‌ای نگهدارد که محتوای داخل آن به سمت دهانش سرازیر شود و با دست دیگرش عروسکش را بغل کرده و درعین حال شیر را می‌مکد و با همه این‌ها با چشمانش رفت آمد مادر را زیر نظر می‌گیرد، نوعی هماهنگی بین اعضای مختلف بدنش ایجاد کرده و در عین حال مغرش توانایی پردازش همه این‌ها را در خود تقویت می‌کند.

بدون هماهنگی، بی‌تردید انسان توانایی رسیدن به تمام چیزها و مهارت‌هایی که امروز دارد را نداشت. هماهنگی نقطه اتصال جامعه انسانی است که اجازه می‌دهد انسان‌ها به نتیجه‌ای دست یابند که فراتر از جمع جبری توانایی های تک تک آن‌ها است. 

بسیاری از کارهای جامعه‌ امروزی به طور زنجیره‌وار به هم وابسته هستند. تقویت هماهنگی می‌تواند هم‌افزایی ایجاد کند. یعنی جمع 2+2 لزوما 4 نمی‌شود و مکن است 5 یا 6 شود. به همان گونه عدم هماهنگی تنها لطمه‌ای منفرد نیست بلکه می تواند یگ گروه را دچار مشکل کند؛ در چنین حالتی نتیجه 2-4 ممکن است لزوما 2 نشود و احتمال دارد به 1 یا صفر و یا حتی عددی منفی منجر شود.

از خیاطی تا... 

نزدیک‌ترین خیاطی به خانه خود را تصور کنید. اگرخیاطی که در آن کار می‌کند را یک خیاط متوسط در نظر بگیریم و این فرد به فرض بتواند در یک روز یک کت بدوزد، احتمالا ده خیاط منفرد هم خروجی نهایی آن‌ها در یک روز ده کت خواهد بود. اما اگر همین ده خیاط با هماهنگی با یک‌دیگر و بر حسب علاقمندی یا تجربه تقسیم کار کنند و یک نفر فقط برشکاری کند و دیگری فقط آستر را آماده کند و یکی دیگر فقط بدوزد و الی آخر، در یک روز ممکن است بتوانند تا 15 کت بدوزند.  در عین حال، اگر هماهنگی لازم بین آن‌ها نباشد، به دلیل وابسته بودن کار یکی به دیگری، این احتمال هم وجود دارد که نتیجه کار آن‌ها تنها 5 کت در یک روز باشد.

هماهنگ‌کنندگان می‌آیند...

این جاست که نقش مدیران به میان می‌آید. افرادی که کارشان قرار است ایجاد هماهنگی بین اعضای یک تیم باشد تا بهترین نتیجه ممکن حاصل شود. اجازه بدهید مثال‌مان را ادامه دهیم. یکی از اعضای تیم خیاطی، بخشی از وقتش را صرف هماهنگی و تامین منابع می‌کند. ممکن است به همین دلیل خروجی نهایی کمی کمتر شود اما به دلیل وحدت رویه‌ای که ایجاد می‌شود و تبحری که هر کدام از اعضا در کار تخصصی خود به دست می‌آورند به راحتی این نقصان جبران می‌شود. در زمان کار انفرادی هر کدام از این افراد خود با مشتریان‌شان در ارتباط بوده‌اند اما اکنون لازم است که که شخصی مدیریت مشتریان را برعهده گیرد. حتما لازم است که کسی هم به فکر بازاریابی محصولات تولید شده باشد که تولیدات گروه روی دستشان نماند. به همین زودی ما به سه مدیر میانی نیاز داریم: مدیر تولید، مدیر مشتری و مدیر بازاریابی. 

به تدریج تعداد اعضای گروه بیشتر می‌شود. آیا اعضای گروه می‌توانند تک تک، کارهایشان را بفروشند و پول را دریافت کنند و به تامین کنندگان بدهند و سود را تقسیم کنند؟ پس به یک مدیر مالی و حسابداری هم نیاز پیدا می‌کنند. حالا به کسی نیاز دارند که این چهار مدیر را هماهنگ کند تا هر مدیر ساز خود را کوک نکند. به این ترتیب به یک مدیرعامل هم نیاز دارند. مدیر عامل هم خود به تنهایی نمی‌تواند تمام هماهنگی‌ها را به وجود آورد و استراتژی‌های مجموعه را تدوین کند، استخدام‌ها را انجام دهد و... پس از یک سو به شخص یا اشخاصی نیاز دارد که تحت عنوان کارگزینی یا منابع انسانی افراد مناسب را به گروه اضافه کنند و از سوی دیگر به گروهی تحت عنوان هیات مدیره که بر کار مدیر نظارت کنند و استراتژی ها و راهبردهای کلان مجموعه را تدوین کنند.

هماهنگی از پیش...

اضافه شدن هر فرد، بخش یا گروه به مجموعه نیازمند هماهنگی با بخش‌های دیگر است. لازم است که مرزهای مشخصی بین هر بخش از این مجموعه کشیده شود تا کارها در هم تداخل نکنند. در عین حال این مرزها نباید آنقدر پررنگ کشیده شوند که هیچ بخش از دیگری خبری نداشته باشد که این خود به ناهماهنگی‌های جدیدی منجر می‌شود. برای به وجود آمدن هر بخش جدید باید برنامه‌ریزی انجام شود و قواعد کار آن پیش از به وجود آمدن آن تدوین شود. اهداف آن مشخص شود و راه رسیدن به این اهداف و زمان‌های تقریبی رسیدن به هر هدف معلوم شود. اهداف بزرگ به اهداف کوچک‌تر تقسیم شود و راه‌های ارزیابی کار افراد و بخش‌های مختلف معلوم شود. به این کارها هماهنگی می‌گویند. اگر این هماهنگی وجود نداشته باشد توسعه مجموعه ما بدون قاعده خواهد بود و به زودی همین توسعه افسارگسیخته ناقوس شکست را به صدا در خواهد آورد.

ویژگی‌های هماهنگی...

• هماهنگی در یک گروه یا یک سازمان مولفه‌ها و در عین حال نتایجی دارد که مهم‌ترین آن‌ها اشاره می‌کنم.
•  هماهنگی به تلاش‌های یک گروه جهت می‌دهد تا به نتیجه خاصی منجر شود.
•  هماهنگی از وحدت عمل یک گروه اطمینان می‌یابد.
•  هماهنگی یک روند دائمی است نه یک پروژه مدت‌دار.
•  هماهنگی تمام اعضای گروه را دربر می‌گیرد و مختص به افراد خاصی نیست.
•  هماهنگی مسئولیت مستقیم همه مدیران است.
•  هماهنگی یک عملکرد اتفاقی نیست و باید فعالانه برای به وجود آمدن آن برنامه‌ریزی کرد.

هماهنگی مهارتی است که دنیای شلوغ امروز بسیار به آن نیاز دارد. مهارت هماهنگی تقریبا شامل 9 مهارت دیگر است از جمله حل  مسئله، انعطاف‌پذیری شناختی، مدیریت افراد، تفکر انتقادی، هوش هیجانی، خلاقیت، مذاکره و قضاوت و تصمیم‌گیری. به عبارتی چه ما بخواهیم با دیگران هماهنگ شویم و چه مدیران بخواهند مجموعه‌ای از افراد و یا حتی گروه‌ها را کنار هم نگهدارند به گونه‌ای که عملکرد موثری داشته باشند، دست‌کم باید تا حد قابل قبولی از هر کدام از این مهارت‌های نرم برخوردار باشند.

حضور همزمان در فعالیت‌های متعدد، ظرفیت سازمان‌دهی به کار خود و همروند کردن آن با جریان کلی کار گروه یا سازمان، پیش‌بینی و مقابله با بحران‌ها و موانع، بازگرداندن کار به مسیر درست و تغییر اولویت‌ها در صورت لزوم همگی لازمه هماهنگی با دیگران است. هماهنگی موثر می‌تواند حس هرج و مرج را به حس نظم تغییر دهد.

یک مدیر برای آن‌که بتواند هماهنگی را در مجموعه خود برقرار کند باید به موارد متعددی توجه کند. انسان‌ها برداشت‌های متفاوتی از مفاهیمی که به نظر مشترک می‌آیند دارند. به عنوان نمونه می‌توان به درک انسان‌ها از مفهوم زمان اشاه کرد. بعضی از افراد، بر حسب نوع شخصیت یا محیطی که در آن بار آمده‌اند، نیاز به زمان زیادی برای پیش بردن کارها دارند در حالی که برخی دیگر به اصطلاح خود «تحت فشار» بهتر کار می‌کنند. این که چه کسی را برای انجام کاری مشخص انتخاب کنیم، نیاز به شناختی نسبی از شخصیت و نیز سابقه او دارد. 

تقویت مهارت هماهنگی...

راه‌هایی برای تقویت هماهنگی با دیگران وجود دارد که به تعدادی از آن‌ها در اینجا اشاره می‌کنم.

1. باید تیم خود را به دقت زیر نظر بگیریم و با ویژگی‌های شخصیتی هر کدام از اعضا آشنا شویم تا در صورت لزوم بدانیم از چه راهی برای تاثیرگذاری بر او و هماهنگ کردنش با دیگران استفاده کنیم.
2. یاد بگیریم که ارتباطی موثر و روشن با اعضای تیم برقرار کنیم و مطمئن شویم که اهداف گروه را درک کرده‌اند. در چنین صورتی میزان مشارکت‌ آن‌ها در کارها افزایش خواهد یافت.
3. یاد بگیریم که چگونه بازخورد بگیریم؛ چه در ارتباطات رو در رو و چه از طریق ابزارهایی که برای این کار فراهم می کنیم.
4. یکی از راه‌های مهم بازخورد گرفتن از دیگران گوش دادن فعال به آن‌هاست. بررسی نوشته‌های آن‌ها در پلتفرم‌های مختلف مانند شبکه‌های اجتماعی می‌تواند در ایجاد شناخت و تفاهم بهتر و نهایتا هماهنگی بیشتر کمک کند.
5. یاد بگیریم که چگونه بازخورد بدهیم. همکاران ما باید بدانند که کاری که می‌کنند چه تاثیری بر پیش‌برد اهداف گروه یا سازمان دارد.
6.  یاد بگیریم که زمان را بهتر مدیریت کنیم و در عین حال از اعضای گروه بخواهیم که مهلت‌های مشخص شده در برنامه‌ها را رعایت کنند.
7. به اعضای گروه به صورت مستقیم مراجعه کنیم تا مطمئن شویم که آن‌ها تکالیفی که بر عهده دارند را به درستی انجام می‌دهند.
8. به گروه‌های غیررسمی که در بین کارکنان تشکیل می‌شود اهمیت دهیم. در بسیاری از مواقع این گروه‌ها می‌توانند انگیزه‌های کارکنان را بیشتر از قواعد دستوری سازمان تحت تاثیر قرار دهند.
9. یاد بگیریم که چه محرک‌های انگیزشی بر رفتار ما و همکاران ما تاثیر می‌گذارند.
10. میزان تاثیر خود بر همکاران و چگونگی تاثیر آن‌ها بر هماهنگی کلی گروه را تشخیص دهیم.
11. یاد بگیریم در موقعیت‌های تنش‌زا چه واکنشی نشان می‌دهیم و چگونه می‌توانیم زمینه‌های بهبود آن را فراهم کنیم.
12. واکنش‌های احتمالی دیگران را در موقعیت‌های تنش‌زا پیش‌بینی کنیم.

اکنون با رعایت نکاتی که ذکر کرده‌ام می‌توانید امیدوار باشید که مجموعه خیاطی کوچکی که به راه انداخته بودید به برندی بزگ تبدیل شده است و قرار است تا یک ماه دیگر اولین شعبه خود را در خارج از کشور رونمایی کند. پس تا دیر نشده برای استخدام مدیر آن شعبه، به سایت کاریابی کارینسو آگهی استخدام مدیر را سفارش دهید!