مدیریت یا مسئولیت

قسمت اول مبحث مدیریت: مهارت مدیریت افراد
برای مطالعه سایر قسمت های مجموعه مهارت های نرم اینجا کلیک کنید

مدیریت: مسئولیت و واقعیت...

• از دید من، مهم‌ترین جنبه مدیریت افراد با مسئولیت آمیخته است. به عبارتی مدیریت نشستن در اتاق‌های ویژه و یا پشت میزهای بزرگ و زیبا و یا دریافتی بیشتر از دیگران نیست. مدیریت با پذیرش مسئولیت آغاز می‌شود و با پذیرش مسئولیت پایان می‌یابد. یک مدیر، مسئول موفقیت افراد شرکت یا سازمان تحت مدیریتش است. یک مدیر، مسئول موفقیت راهبردی است که برای مجموعه‌اش طراحی می‌کند. مسئولیت نیز با پاسخ‌گویی عجین شده است. مدیری که به خود، به مجموعه تحت نظارت خود و یا به مدیران بالادستی مجموعه پاسخ گو نباشد نمی‌تواند خود را مسئول و یا مدیر بخواند. همیشه هستند کسانی که موفقیت‌ها را به نام خود سکه زنند و شکست‌ها را به دیگران حواله دهند. اما، یک مدیر، مسئول شکست‌های افراد و مجموعه تحت مدیریتش نیز هست. 
• در عین حال، یک مدیر با واقعیت‌ها سر و کار دارد. واقعیت قطب‌نمای تمام تصمیماتی است که می‌گیرد و تمام اعمالی است که انجام می‌دهد. مدیری که مبنای کارش بر اساس مسئولیت بنا شده است، با احساسات، عواطف، انگیزه‌ها و آرمان‌ها سر و کار دارد، اما همه این عوامل ریشه در خاک واقعیت دارند. شاید باشند کسانی که این عوامل را در حیطه کار یک رهبر بدانند و مدیر را تنها مجری امور مجموعه، اما از دید من، تفاوت چندانی بین دو مقوله مدیریت و رهبری، دست کم در سطح مدیریت افراد وجود ندارد. یک مدیر چگونه می‌تواند بدون توجه به انگیزه‌های کارکنان و یا اهداف آرمانی یک سازمان، افراد را به سمت نیل به اهداف سازمان هدایت کند؟

مدیریت خود، آغاز تمام مدیریت‌ها...

مدیریت از جهاتی مانند زندگی شخصی است. اگر فرد بتواند به زندگی شخصی خود نظمی منطقی و درونی بدهد، می‌تواند از بسیاری از مشکلات زندگی رهایی یابد. اگر بتواند احساسات و هیجانات خود را بشناسد می‌تواند به زندگی خود نظم و تریبی بدهد. اما اگر شناخت از خود و نظم در زندگی شخصی نباشد و به ویژه اگر مدیریت زمان و انرژی نداشته باشیم و اولویت‌هایی را در زندگی تعیین نکنیم، به طور مدام گرفتار کارهای اورژانسی خواهیم بود و از توسعه و شکوفایی فردی خبری نخواهد بود. اما، اگر بتوانیم کارها را بر اساس اولویت و به تعویق نینداختن کارهای دشوار، انجام دهیم، می‌توانیم برای اموری مانند توسعه فردی وقت کافی پیدا کنیم و زندگی ما به حل مشکلات اورژانسی نخواهد گذشت. ⁽توصیه می کنم مقاله «چهارخانه موفقیت» را مطالعه کنید.) به همین‌گونه،  مدیریت خود، پیش‌نیاز مدیریت دیگران است. کسی که نتواند خود را مدیریت کند، هرگز نخواهد توانست به گونه‌ای موثر به مدیریت افراد دیگر بپردازد. شما هم حتما مدیرانی را دیده‌اید که دفترچه یادداشت یا تبلتی در دست دارند و ظاهرا کارهایی را که باید انجام دهند در آن یادداشت می کند. در موارد حتی افرادی در کنار مدیران این کار را انجام می‌دهند. اما تجربه در کار با مدیران مختلف به من آموخته است که اغلب آن‌ها افرادی آشفته حال هستند و کارها را نه بر اساس اولویت‌های از پیش تعیین شده، بلکه بر اساس ترتیب وقوع اتفاقات انجام می‌دهند و این چنین است که در اغلب اوقات به جای انجام کارها بر اساس برنامه، به رفع مشکلات اورژانسی و اضطراری می‌پردازند. اما در عوض مدیرانی را هم دیده‌ام که برای وقت و انرژی خود ارزش قائل هستند و می‌توانند قطار سریع‌السیر کارهای روزمره را در زمان‌های خاصی متوقف کنند. درست سی سال پیش، یعنی در تابستان سال 69، گاه به دلیل کارهای تبلیغاتی برای مجله‌ای که در آن کار می‌کردم به دیدار دکتر محمد صنعتی، بنیانگذار شرکت نرم‌افزاری سینا می‌رفتم. در آن زمان یکی از محصولات نشر فارسی این شرکت، یعنی زرنگار، در نشر فارسی انقلابی ایجاد کرده بود. دکتر صنعتی عادت بسیار خوبی از دید من داشت. او در روزهای فرد از پذیرفتن هر فردی در خارج از شرکت سر باز می‌زد و حتی چنین به نظر می‌رسید که در این روزها اساسا در شرکت نیست. در عوض، این روزها را به کارهای داخل مجموعه، تماس با مدیران و کارکنان شرکت و تفکر در مورد راهبردهای شرکت می‌پرداخت. این گونه، خود را از جلوی قطار روزمرگی کنار می‌کشید و به کارهای مهمتر که باعث می‌شدند که گرفتار کارهای اضطراری نشود رسیدگی می‌کرد. همه مدیران موفقی را که در این سال‌ها دیده‌ام، هر کدام درجات بالایی از خود مدیریتی را به نمایش می‌گذاشتند.

مدیریت انرژی...

بحث تنها به مدیریت زمان یک مدیر برنمی‌گردد. یک مدیر باید بتواند انرژی جسمانی و به ویژه انرژی روانی خود را نیز مدیریت کند. ما از منابع بی‌پایان انرژی روانی برخوردار نیستیم؛ انرژی روانی ما محدود است. بنابراین باید بتوانیم آن را درست مدیریت و هزینه کنیم. داشتن انرژی روانی است که باعث می‌شود یک مدیر در ارتباط با افرادی که مدیریت می‌کند، تمرکز کافی داشته باشد و با انرژی و حوصله حرف‌های آنان را بشنود و در صورت لزوم تصمیمی بگیرد. مدیری که انرژی روانی خود را صرف کارهای اضطراری و روزمره کرده باشد توان ایجاد ارتباطی قوی و برپایه درک خواسته طرف مقابل را ندارد و تلاش می‌کند با اولین چیزی که به ذهنش می‌رسد طرف مقابل را از سر واکند و چنین نوعی از ارتباط، در عالم مدیریت افراد یک فاجعه به حساب می‌آید. هر گونه ارتباط تقلبی توسط شاخک‌های حسی و عاطفی مخاطب کسب و درک می‌شود و رابطه را آلوده می‌کند. اگر هنگامی که به همکاری گوش می‌کنیم، فکرمان جای دیگری باشد، هم سخنانی که بر زبان می‌آوریم و هم زبان بدن، ما را لو خواهند داد و هیچ‌ همکاری، برای مدیری که با او رابطه‌ای اصیل برقرار نمی‌کند، احترام و ارزشی قائل نمی‌شود و این در وادی مدیریت یعنی شکست تمام‌عیار.

کمک به خودشکوفایی...

ابراهام مزلو، روانشناس برجسته قرن بیستم، رسیدن هر انسان به خودشکوفایی را هدف غایی زندگی او می‌دانست. (رجوع کنید به مقاله «آن کودک» ) شاید با الهام از مزلو بتوان ادعا کرد که یکی از مهم‌ترین وظایف و کارهای یک مدیر، کمک به همکارانش برای رسیدن به خودشکوفایی است. مدیریت افراد تنها فرمان راندن بر آن‌ها در جهت نیل به اهداف شرکت یا سازمان نیست؛ مدیریت، کنترل دیگران نیست؛ مدیریت افراد مستلزم شناخت احساسات و هیجانات و تفکر آن‌هاست. بدون چنین شناختی نمی‌توان آن‌ها را در جهت اهداف مجموعه بسیج کرد. همانگونه که مزلو مسیر خودشکوفایی را در پنج مرحله ترسیم کرده است و از نیازهای فیزیکی در مرحله اول تا نیاز به خودشکوفایی در مرحله آخر می‌رسد، سازمان‌ها و مدیران نیز می‌توانند از این الگو برای شکوفایی افرادی که در مجموعه آن‌ها به کار مشغول هستند استفاده کنند. مدیران باید بتوانند زمینه‌هایی را فراهم کنند که استعدادهایی که در مجموعه وجود دارند به مرحله شکوفایی برسند. هر گونه حسادت و رقابت از جانب مدیر نسبت به افرادی که تحت مدیریت او قرار دارند، فضایی مسموم را بر مجموعه حاکم خواهد کرد. در عوض یک مدیر موفق کسی است که موفقیت افراد تحت مدیریتش را هدف خود قرار می‌دهد؛ چرا که موفقیت آن‌ها یعنی موفقیت مجموعه. بر این اساس می‌توان ادعا کرد که مسئولیت اساسی یک مدیر، تلاش برای موفقیت همکارانش است.