این 5 افسانه بهره‌وری را باور نکنید!

شاید باورتان نشود، اما برخی از ما هنوز هم درگیر این افسانه‌ها هستیم، بخصوص اگر پای بهره‌وری شخصی در میان باشد. وقتی به سراغ لیست وظایف خود می‌روید، هشدارها و زنگ خطرهای زیادی وجود دارند که باید به آن‌ها توجه کنید. از کجا می‌توانید بفهمید که کدام‌ها حقیقت هستند و کدام‌ها خیالی و افسانه‌؟ در ادامه می‌خواهیم 5 باور نادرست را به شما بگوییم که بهتر است  یکبار برای همیشه آن‌ها را کنار بگذارید:

مطلب پیشنهادی

مدیریت ساعت‌ها

5 عادت ساده برای بهر‌ه‌وری بیشتر: هوشمندانه‌تر کار کنیم، نه سخت‌تر!

1-  چند وظیفگی ذاتاً اشتباه است

بله، تغییر وظایف- یعنی مدام از یک کار به سراغ کار دیگر رفتن- اثرات بسیار مضری روی بهره‌وری شما خواهد داشت. بهرحال، مهم است توجه داشته باشید که تغییر وظایف همانند چند وظیفگی نیست. چند وظیفگی به مفهوم انجام بیش از یک کار در یک زمان است. انجام چنین کاری برای اکثر ما دشوار است، اما نکات مثبتی هم در چند وظیفگی وجود دارند:

-تمرین سخنرانی آسانسوری ( تلاش برای متقاعد کردن مخاطب در 30 ثانیه) در حین شستن ظرف‌ها

-  گوش دادن به پادکست آموزشی ضمن انجام حرکات ورزشی

-دوچرخه سواری حین فکردن به ایده‌های شام هفته آینده

در این نمونه‌ها چند وظیفگی باعث می‌شود که از اوقات خود استفاده بهتری داشته باشید و در بسیاری موارد عملکردتان بهبود پیدا کند. نکته این  جاست که  این وظایف به جای آن که رقابتی باشند، مکمل هستند. در واقع یکی از فعالیت‌ها به صورت اتوماتیک انجام می‌شود و عمده قوای شناختی ما روی فعالیت دیگر متمرکز است. 

2- سحرخیز باش تا کامروا باشی

اگر شما هم جزو کسانی هستید که انگشتتان به دکمه Snooze موبایلتان چسبیده و دائم مشغول چرت زدن هستید، به احتمال زیاد توصیه‌های زیادی از معجزات سحر خیز بودن دریافت کرده‌اید. البته نمی‌توان منکر آن شد، اما لزوماً سحرخیز بودن موجب افزایش بهره‌وری شما نمی‌شود. انگلیسی زبان‌ها می‌گویند "پرنده‌ای که زودتر از خواب می‌شود می‌تواند کرم‌ها را بگیرد". بر همین اساس، مطالعه‌ای توسط دانشمندان در دانشگاهی در بلژیک انجام شد که 31 شرکت کننده داشت، 15 جغد شب و 16 پرنده دیگر که در رده پرندگان سحرخیز بودند. با گذراندن دو روز در آزمایشگاه خواب، الگوی خواب این دو گروه یک تفاوت 4 ساعته داشت. یعنی مثلاً اگر پرندگان سحرخیز ساعت 7 صبح از خواب بیدار می‌شدند، جغدها ساعت 11 صبح بیدار می‌شدند. یک ساعت و نیم و 10 و نیم ساعت بعد از زمان بیداری، این شرکت کنندگان تحت آزمایش "زمان- واکنش" قرار ‌گرفتند تا توانایی حفظ توجه متمرکز در آن‌ها مورد ارزیابی قرار بگیرد، ضمن این که فعالیت مغزی آنان با MRI اندازه‌گیری می‌شد.

در آزمایش صبحگاهی، کمی پس از بیدار شدن، هیچ تفاوتی بین پرندگان سحرخیز و جغدهای شب وجود نداشت. اما در مورد آزمایش شب، جغدها واکنش سریعتری نسبت به پرندگان سحرخیز داشتند و این نشان می‌دهد که پرندگانی که دیرتر از خواب بیدار می‌شوند از نظر ذهنی هوشیارتر هستند، قبل از آن که احساس کم توانی کنند. در تست هوش هم جغدها نسبت به پرندگان سحرخیز برتری داشتند.

3-  بهترین راه برای غلبه بر خستگی و رکود کاری، استراحت کردن است

زمانی که احساس می‌کنید گرفتار شده‌اید و هیچ راه چاره‌ای ندارید، هیچ چیز بدتر از آن نیست که سرتان را روی میز بگذارید یا به مکان نمای در حال چشمک زدن کامپیوتر خیره شوید. آن موقع است که نصیحت‌ها پشت سر هم به شما می‌رسند که " بلند شو قدم بزن، روی یک فعالیت دیگر تمرکز کن، استراحت کن و کاری که تو را خسته می‌کند، کنار بگذار". با وجود این که چنین اقداماتی می‌توانند حس و حال شما را بهتر کنند، اما این بهترین روش برای فائق آمدن بر موانع سد راهتان، نیست. طبق تحقیقات صورت گرفته "مقاومت" تنها راه رساندن شما به ایده‌های فوق‌العاده است: از درون مشکلات عبور کنید و پیش بروید.

4 - کارهای خسته‌کننده و کوچک را اول انجام دهید

شاید شما هم مانند خیلی‌های دیگر باید روز کاری خود را با کارهای کم اهمیت و کسل آوری مثل- پاسخ دادن به ایمیل‌ها، جبران کردن عقب‌افتادگی‌ها یا پر کردن گزارش هزینه‌ها آغاز کنید. احتمالاً تصور می‌کنید که بهتر است این کارهای کوچک و پیش پا افتاده را انجام دهید تا خیالتان آسوده شود و بعد بتوانید به راحتی بقیه روز را روی کارهای بزرگتر و مهم خود تمرکز کنید. این نوعی خانه داری ذهنی است. البته این ایده نکات مثبتی هم دارد، اما اکثر روانشناسان و کارشناسان ادعا می‌کنند که معمولاً بهتر است روز خود را با یک کار بزرگ و پر مفهوم- یا حتی کارهایی که از انجام آن‌ها دلهره دارید، آغاز کنید.

حتماً اصطلاحش را هم شنیده‌اید " قورباغه‌ات را قورت بده". یعنی اگر روزتان را با کارهای مهم و ارزشمند آغاز کنید، می‌توانید با قدرت بقیه کارها را هم در طی روز انجام دهید چون می‌دانید که سختترین آن‌ها را پشت سر گذاشته‌اید. روانشناس ران فریدمن توضیح می‌دهد که سه ساعت اول روز در واقع زمانی است که ما بیشترین تمرکز را داریم و ترکیبات شیمیایی مغز شما هم می‌تواند به این موضوع کمک کند.

" اگر آن سه ساعت طلایی را با انجام کارهای جزیی مثل ایمیل زدن یا توجه به درخواست دیگران هدر دهیم، بهترین ساعات روز که بیشترین کارایی را داریم از دست خواهیم داد و بقیه روز را نمی‌توانیم به خوبی به کارمان ادامه دهیم". وقتی به ساعت‌های پایانی روز می‌رسیم، کاهش عملکرد شناختی را تجربه می‌کنیم ( همان حس و حالی که ساعت سه بعد از ظهر به سراغمان می‌آید). پس کارهای مهم خود را همان ابتدا انجام دهید تا بتوانید روز کاری مفید و پرباری داشته باشید.

5- بهره‌وری یعنی انجام کار بیشتر

از نظر شما یک روز پربازده و ثمربخش چگونه است؟ متاسفانه، اکثر آدم‌ها،  "پر مشغله بودن" را با " بهره‌وری" اشتباه می‌گیرند.  این که لیست کاری پر و پیمان داشته باشیم نشانه بهره‌وری بالای ما نیست. احتمالاً وقتی صندوق پستی خود را از 582 به 200 می‌رسانید به نظرتان می‌رسد که کار زیادی انجام داده‌اید، اما از خودتان بپرسید: آیا این واقعاً بیشترین و مفیدترین استفاده‌ای بود که زمان خود داشته‌اید؟ آیا بهتر نبود آن ساعت‌ها را به پیشرفت‌ معنادار یک وظیفه مهم اختصاص می‌دادید؟

وقتی حرف از بهر‌ه‌وری واقعی به میان می‌آید، این قانون طلایی را به یاد داشته باشید که " کیفیت مهمتر از کمیت " است. اگر می‌توانید گام‌هایی را درجهت اجرای یک پروژه بزرگ و مهم، بردارید؛ این کار به اندازه انجام  15 کار حاشیه‌ای که در لیست وظایف شما قرار دارند، موثر است.

روش‌های افزایش بهره‌وری یک موضوع شخصی است

اگر مشتاقید بهره‌وری بالایی داشته باشید، احتمالاً توصیه‌های مختلف را به کار گرفته‌اید. هوشمندانه‌ترین کاری که می‌توانید انجام دهید این است که راهی را انتخاب کنید که بهتر در مورد شما جواب می‌دهد. اگر روش منحصر به فرد شما مورد تایید کارشناسان و روانشناسان است، پس همان روش عالی است. اگر این طور نیست، فکر نکنید که باید خیلی سریع روش خود را تغییر دهید. نهایتاً این که هر روشی که به شما در انجام بهتر کارهایتان کمک می‌کند، بهترین روش افزایش بهره‌وری خواهد بود.