چرا باید از آفیس 2016 استفاده کنیم (بخش پایانی)

مطلب پیشنهادی: چرا باید از آفیس 2016 استفاده کنیم (بخش اول)

Sunrise Calendar

آیا به یک برنامه تقویم قدرتمند نیاز دارید که قدرت بیشتری نسبت به آتلوک استاندارد داشته باشد؟ مایکروسافت سرانجام پروژه جانبی خود موسوم به  sunrise Calendar را به بسته آفیس اضافه کرد. با sunrise  کاربر این توانایی را دارد که برنامه تقویم را به برنامه‌های کاربری شبیه به فیس‌بوک، Foursquare و Triplat متصل کرده تا در خصوص برنامه‌ریزی‌های روزمره به او یاری رساند. زمانی که یکی از دوستان یا همکاران شما رخدادی را در یک رسانه اجتماعی وارد می‌کنند، sunrise آن رخداد را به تقویم شما اضافه خواهد کرد. در نتیجه، اگر جزء افرادی هستید که رویدادهای مربوط به فیلم‌ها یا کنسرت‌ها را دنبال می‌کند، کافی است sunrise را بررسی کرده تا آگاه شوید آیا کسی رویدادی را به فیس‌بوک یا Foursquare اضافه کرده است یا خیر. البته Sunrise یک پروژه جدید محسوب نمی‌شود. مایکروسافت اولین بار Sunrise را در سال 2013 در قالب برنامه‌ای ویژه برای آی‌فون عرضه کرد. اما در فوریه سال جاری میلادی این شرکت کار روی این برنامه را آغاز کرد و آن‌را توسعه داد. ماحصل این فرآیند اکنون به آفیس 2016 اضافه شده است.

Tell Me

گاهی اوقات وظایف ساده آفیس خسته کننده و وقت‌گیر می‌شوند. آیا از برجسته کردن متن‌ها خسته شده‌اید؟ آیا از قالب‌بندی اسناد خسته شده‌اید؟ با ویژگی Tell me به سادگی توانایی وارد کردن یک فرمان متنی را دارید. زمانی‌که یک فرمان متنی را وارد می‌کنید، آفیس با توجه به نوع فرمان وارد شده در سریع‌ترین زمان ممکن به مکان مربوطه رفته و مشکل شما را حل می‌کند. آیا در نظر دارید فونتی را به Times New Romans تغییر دهید؟ کافی است عبارت Change fonts to Times New Romans را وارد کرده و روی دکمه متناظری که در کادر جستجوی Tell me ظاهر می‌شود کلیک کنید. آن‌گونه که شایع شده است، Tell me این توانایی را دارد تا فرمان‌های صوتی را نیز تشخیص دهد. اما هنوز به درستی مشخص نیست آیا این ویژگی در آفیس 2016 در اختیار مصرف‌کنندگان قرار خواهد گرفت یا خیر.

Office Lens

شبیه به ویژگی  Cloud Connect در ادوبی Office Lens  به شما اجازه می‌دهد تا تصاویر ضبط شده توسط دوربین گوشی خود را به یک سند اضافه کنید. در این حالت، سند در وضعیت قابل ویرایش قرار می‌گیرد. در نتیجه توانایی ویرایش تصویر قرار گرفته درون سند را خواهید داشت. اجازه دهید این موضوع را با ذکر مثالی به شما نشان دهیم. شما در نظر دارید تا قبض رسید هتل را به حساب متعلق به اداره‌ای که در آن کار می‌کنید ضمیمه کنید، اما نمی‌خواهید صورت حساب مربوط به نوشیدنی اتاق‌تان در رسید قرار داشته باشد، برای این منظور عکسی را از رسید خود می‌گیرد، آن‌را به درون Office Lens می‌برید، خطی که نشان دهنده صورت حساب مربوط به نوشیدنی است را پاک کرده و سند را برای حساب‌داری شرکت ارسال می‌کنید. با این ویژگی به اسکن عناصر، ذخیره آن‌ها در کامپیوتر و ویرایش آن‌ها نیازی نخواهد بود. این ویژگی به قدری کارها را ساده کرده است که کاربر با گرفتن یک اسنپ شات ساده، و ویرایش آن توانایی ارسال سند را خواهد داشت. به عبارت دیگر همه کارها در هوا (on the fly) انجام خواهد شد.

Delve

امروزه بیشتر شرکت‌ها حجم بالایی از اطلاعات را تولید می‌کنند که ردیابی همه این اطلاعات کار چندان ساده‌ای برای کاربر یا خود شرکت نخواهد بود. آیا در نظر دارید یکی از ارائه‌های درخشان یکی از همکاران خود را که نزدیک به دو سال پیش ارائه کرده بود پیدا کنید؟ صرف‌نظر از آن‌که جستجوی هزاران ایمیل در صندوق پستی کار چندان ساده‌ای نیست باید به مخزن و بانک اطلاعاتی شرکت نیز دسترسی داشته باشید. مایکروسافت این مشکل را برای کاربران سازمانی با ویژگی Delve حل کرده است. Delve شبیه به یک هاب برای اسناد آفیس عمل می‌کند. با استفاده از Delve این توانایی را دارید تا عناصر را بر مبنای موضوع، نوع محتوا و تاریخ آن‌ها سازمان دهی کنید. شما می‌توانید هاب را برای محتوای مرتبط با نیاز کاری‌تان مورد جستجو قرار دهید. همچنین برای آن‌که هاب تبدیل به یک ابزار بالقوه شود، می‌توانید همکاران خود را تشویق کنید تا محتوای کاری خود را روی هاب به‌ اشتراک قرار دهند. با استفاده از این روش در سریع‌ترین زمان ممکن به محتوای مورد نیاز خود دسترسی خواهید داشت.

Outlook

شاید آتلوک بزرگ‌ترین تغییرات را نسبت به دیگر برنامه‌های بسته آفیس تجربه کرده باشد. ما در بخش قبلی به ویژگی‌هایی که مایکروسافت در اختیار مشترکان آفیس 365 قرار داده بود اشاره کردیم. در کنار ادغام‌سازی‌ ویژگی‌‌های سازمانی با آتلوک، آتلوک جدید تعامل بسیار خوبی با فضای ابری مایکروسافت موسوم به وان‌درایو دارد. اگر در نظر دارید فایلی را از فضای ابری به ایمیلی ضمیمه کنید، آتلوک به‌طور خودکار اقدام به ارائه لینکی به فایل شما خواهد کرد، به‌طوری که دریافت کننده با استفاده از این لینک اجازه دسترسی به محتوای قرار گرفته روی وان‌درایو را خواهد داشت.

اکسل

در شرایطی که تغییرات در آتلوک بسیار گسترده و وسیع بودند، در مقابل در اکسل شاهد تغییرات جزیی هستیم. مایکروسافت در نسخه جدید تنها به اضافه کردن چند نمودار جدید بسنده کرده است. البته لازم به توضیح است که ویژگی Tell me تعامل خوبی با اکسل و به احتمال زیاد با دیگر برنامه‌‌های بسته آفیس خواهد داشت. این ویژگی همان‌گونه که در چند پاراگراف قبل در مورد آن توضیح دادیم به عبارات کلیدی که برای آن تعیین می‌شود واکنش نشان می‌دهد. به‌طور مثال اگر به Tell me اعلام کنید به کدامیک از نمودارهای اکسل نیاز دارید، Tell me بدون درنگ این نمودار را در اختیارتان قرار خواهد داد. نمودارهای اضافه شده به اکسل عبارتند از: Waterfall (مالی)، Treemap (سلسله مراتبی)، Sunburst (سلسله مراتبی)، Box and Whisker (جعبه‌ای)، Histogram، Pareto (آماری)

In Closing

In Closing برنامه جدیدی است که در اختیار مشترکان آفیس 365 قرار می‌گیرد. مشترکان آفیس 365 برای دسترسی به این برنامه لازم است ماهیانه 7 دلار یا سالیانه 70 دلار را برای نسخه شخصی پرداخت کنند.

Sway

Sway برنامه‌ای است که به احتمال زیاد درباره آن شنیده‌اید. Sway یک پروژه جدید از سوی مایکروسافت به شمار می‌رود. مردم با استفاده از این برنامه توانایی ساخت ارائه‌هایی را دارند که متناسب با مرورگرها و دستگا‌ه‌های مختلف است، پشتیبانی از ویژگی لمسی از خصایص این برنامه به شمار می‌رود. ارائه‌هایی که با استفاده از این برنامه ساخته می‌شوند، این توانایی را دارند تا محتوای ویدویی را درون خود جای دهند. این برنامه را می‌توان شبیه به بسته‌های ساخت وب‌سایت‌ها در نظر گرفت با این تفاوت که کاربر توانایی تغییر آدرس URL و سفارشی‌سازی آن‌را ندارد. مایکروسافت پروژهSway  را چند ماه پیش به‌طور آزمایشی در اختیار کاربران قرار داد، اما با عرضه آفیس 2016 این برنامه از وضعیت آزمایشی خارج شده و در قالب یکی از برنامه‌های آفیس در اختیار کاربران قرار گرفته است، هر چند به نظر نمی‌رسد مایکروسافت تغییر خاصی را روی آن اعمال کرده باشد.